Автор: ekate161_revisor

 
Бизнесмен и бухгалтер: друзья или враги?
 
Рубрика: В жизни так бывает
 
Если Вы будете проходить мимо налоговой, то обязательно на глаза Вам попадется мой лайтбокс, где я предлагаю проверить вашу фирму раньше, чем налоговая. Согласитесь, очень неприятно, если в Ваших сделках и бухгалтерских документах будет рыться налоговый инспектор. Вы еще ничего не успели сделать, а он уже нашел нарушения и готов выставить вам штрафы.
 
Если перефразировать известную фразу, то получится так: «Собственник бизнеса предполагает, а работник располагает». Я искренне считаю, что именно здесь затаился корень зла.
 
Давайте разберемся, что предполагает собственник/бизнесмен и чем располагает работник / бухгалтер.
 
Бизнесмен предполагает, что бухгалтер должен забрать на себя всю рутину и освободить время на более денежные бизнес-процессы. Ведь в общем понимании, бухгалтерия не зарабатывает деньги, она лишь считает выручку, подбивает документы и сдает отчеты в налоговую. Вот именно эту рутину и снимает с себя собственник бизнеса, когда принимает на работу бухгалтера. Причем здесь мы не исследуем вопрос, кто лучше: аутсорсинговая фирма или Марь Ванна за стенкой.
 
Бизнесмен предполагает, что бухгалтер должен знать все. Он должен:

1. Знать кадры на уровне профессионального инспектора ОК;
2. Считать налоги на уровне налогового инспектора или налогового консультанта;
3. Работать в программе 1С на уровне программиста;
4. Владеть знаниями бухучета 80 уровня – быть ни много ни мало, магистром черной и белой бухгалтерии;
5. Внедрять последние изменения в законодательстве, и плевать, что на семинары, литературу и интернет-сервисы не выделяется бюджет;
6. Должен уметь печатать быстро, соображать молниеносно и снижать налоги так, чтобы комар носа не подточил.

 
Бизнесмен предполагает, что бухгалтер должен сам выстроит себе бизнес-процессы, не будет беспокоить клиентов и сотрудников, не будет чинить бюрократический произвол и заставлять всех заполнять и подписывать ненужные бумажки, при этом у него всегда будет образцовый порядок в бухгалтерии.
 
Бизнесмен предполагает, что бухгалтер не ошибается, особенно тот, который уже работает не первый год. А это значит, что работу бухгалтера не надо проверять.
 
Бизнесмен предполагает, что бухгалтер – это надежная опора. Он не может обмануть, украсть ваши деньги, в порыве гнева и обиды уничтожить важные документы, организовать бунт среди работников и сдать 15 дополнительных налоговых отчетов, чтобы к вам наверняка пришел налоговик.
 
Верны ли предположения предпринимателя?
 
Отчасти, да. Здесь все просто, как в обычной жизни: встретились 2 одиночества, полюбились друг другу и стали жить долго и счастливо.
 
А может быть наоборот: мечется такой красавец, а найти себе спутницу не может. И если у вас второй вариант, вы не можете найти себе надежного бухгалтера или не можете по какой угодно причине создать для бухгалтера условия работы (считай, уют в доме), то ждет вас разочарования и неизбежный конфликт интересов, о котором мы поговорим позже.
 
Теперь давайте разберем вторую часть. Если собственник предполагает, то чем же располагает бухгалтер?
 
1. Доверием, в первую очередь. Вашим доверием, которое бесценно;
 
2. Деньгами фирмы, ее счетами, печатями, бланками строгой отчетности;
 
3. Реальными управленческими данными: вы практикуете «серые» и «черные» схемы учета? Ваш бухгалтер первый человек, который знает изнанку вашего бизнеса наизусть. И может подложить либо соломку либо свинью.
 
А теперь давайте разберемся с конфликтом интересов. Что такое конфликт интересов и как он может помешать вашему бизнесу?
 
Конфликт – это противостояние, когда обе стороны недовольны друг другом.
 
Работодатель не повышает зарплату и не ценит стараний бухгалтера. Конфликт? Может и да, зависит от характера и темперамента работника. Это на работу вы принимаете бухгалтера, а ссоритесь и судитесь уже с женщиной: нередко хитрой и коварной.
 
 
 
Бухгалтер устала тянуть всю работу одна, ее не устраивает график работы, она перестала уделять внимание мужу и детям. Конфликт – да. Ведь надо вернуть равновесие и мир в семью, часто даже ценой смены работы.
 
 
Бухгалтер устала, перестала соображать, собралась в декрет или отпуск в самый неподходящий момент. Конфликт? Еще какой, порой доходящий до крайностей и абсурда. Когда увольнение становится единственным решением проблемы.
 
 
 
Бухгалтер попалась на мошенничестве или денежных махинациях. Военный конфликт: суды, полиция, допросы, выявление мошеннических схем, подозрение всех остальных в причастности, налоговые проверки, жалобы в прокуратуру и прочие неприятности.
 
 
 
Бухгалтер допускает ошибки. Это конфликт? Не всегда.
Если эти ошибки выявили вы сам, бухгалтер нашла свои же огрехи или ваши контрагенты ткнули пальцем в неправильно оформленную счет-фактуру. Нам просто неприятно получать уведомления из налоговой о внесении поправок и изменений в отчетность.
Но очевидно хуже, когда к вам приходит с проверкой налоговая, а вы к ней не готовы: документы не подшиты, печатей и подписей нет, программа не ведется, в налогах бардак. А самое обидное, что вы и сделать ничего не можете: материальную ответственность на бухгалтера вы не оформляли, должностные обязанности его не прописывали, ревизии и инвентаризаации не делали. И уже тем более не читали Закон о бухгалтерском учете, Правила бухгалтерского учета и другие нормативные акты.
 
Неужели все так беспросветно?! Нет! Если все эти риски учесть заранее и периодически проверять свою фирму и своего бухгалтера.
 
Как это сделать? Заказать ревизионную проверку учета. Я проверю и сопоставлю бухгалтерские документы и налоговые отчеты. В результате я обязательно найду «дорогие» ошибки, которые могут стоить вам не только многотысячных штрафов, но и рисков увода денег на сторону, потери деловой репутации и бизнеса в целом.
 
Стоимость такой проверки – 70 000 тенге за один проверяемый календарный год. Это гораздо меньше, чем заработная плата вашего бухгалтера за один месяц работы. Мы не будем стравливать вас и вашего бухгалтера. Нам гораздо интереснее выявлять расхождения на ранней стадии, пока бюрократическая машина не похоронила очередной бизнес. Не дайте себя раздавить гусеницами системы. Закажите ревизионную проверку и исправьте ситуацию, пока это еще возможно. Если не найдем ошибок, вернем деньги.
 

Подробнее про услугу можно прочитать здесь, а можно прямо сейчас заказать образец договора на почтовый ящик.

  Перепечатка
 

С уважением Алексей Лебедь
Внутренний аудитор и ревизор
Профессиональный бухгалтер РК
Налоговый консультант 1-й категории
ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР»
Ревизорские проверки малого и среднего бизнеса. Репетиция налоговой проверки.
39-32-02, 8 705 407 22 11
Электронная почта: kz782254@yandex.kz Скайп: aleksey_kaznano
Адрес: Республика Казахстан, 140000, г. Павлодар, ул. Желтоксан (бывшая ул. Володарского) 7, кв. 4

 
Что общего между эко-туром в дикий лес и кадровым аудитом?
 
Рубрика: Кадровый аудит
 
Была на общем массаже у любимой Larissa Pudina и спросила про модный нынче эко-отпуск в Алтае. Давно мне идея эко-туризма сердце бередит: отсутствие нормального отпуска дает о себе знать. А тут природа, воздух, команда единомышленников, туристская романтика и прочее.
 
В общем, поделилась с Ларисой мыслью о таком отдыхе и сомнениях: вот душа неспокойна.
 
Лариса как начала задавать мне вопросы:
 
*** а будет ли врач (фельдшер, медсестра)?
*** есть ли страховка?
*** сопровождает проводник (уровень его подготовки) или сами?
*** обеспечиваются ли туристы спальниками, ковриками, специальным и групповым снаряжением?
*** знают ли организаторы и сопровождающие группу лица, как оказать помочь в критической ситуации, как вызвать помощь и т. д.?
*** что произойдет, если резко ухудшатся погодные условия?
*** где укрываться в ненастье и т.д.?
 
Послушала я Ларису и сделала вывод, что всего этого в путевке не было. Не поехала, ведь жизнь и здоровье дороже.
А позже пришла на ум аналогия с кадровым аудитом.
 
Клиенты из РФ мне интересные попались. У них в Казахстане 2 филиала: 1 в Актобе, 2 у нас в Павлодаре. Но местный филиал совсем микро — работают 2 человека, а вот филиал в Актобе работает в полную силу.
 
Сначала хотели заказать общий кадровый аудит, потом переиграли — подавай аудит Положения об оплате труда. Не проблема, сделаем и такой. А теперь и вовсе пропали. Я на них потратила почти 2 месяца с перерывами.
 
По некоторым моментам и вовсе не сошлись: я должна была подписать соглашение о конфиденциальности на сумму 50000 рублей (всего-то 250 000 тенге с учетом того, что услуга в 2,5 раза дешевле). А самое главное, что они не определили параметры конфиденциальности: по бумагам Заказчик находится в Актобе, в реальности — Россия. То есть отчет по кадровому аудиту и рекомендации попадут в руки не заказчику, а чуть ли не постороннему лицу. Не будет ли это нарушением конфиденциальности с моей стороны??? На тот простой вопрос мне никто так и не ответил.
 
Переговоры зашли в тупик. Я никого не беспокою, у меня работы хватает. Они смолчат, наверное, рассматривают еще несколько вариантов.
 
Но прежде чем заключать договор с другой фирмой, я бы им и другим сомневающимся, порекомендовала следующее:
 
>>> Запросить образец договора на проведение кадрового аудита
>>> Запросить образец отчета по кадровому аудиту
>>> Узнать, какими нормативно-правовыми актами помимо Трудового кодекса РК будут руководствоваться специалисты при выполнении кадрового аудита ваших документов
>>> Выясните, знакомы ли они с вашей спецификой или им все равно: Трудовой кодекс в РК ведь един?!
>>> Узнайте, каким образом исполнитель будет собирать нужные ему сведения для работы (у меня есть специальная очень подробная анкета)
>>> Какие виды рисков будут рассматриваться при проведении кадрового аудита?
 
Почему это важно? Потому что в кадровом аудите упор должен быть сделан не на цену, а на ценность: на тот конечный продукт, который вы получите в ходе выполнения услуги.
 
Спросите себя и исполнителя: Как я смогу в дальнейшем использовать ваш отчет по кадровому аудиту?
 
!!!! Услышали невнятное «ну…. ээээ …. м-м-м» — делайте ноги от такого профи.

!!!! Услышали четкий ответ на свой вопрос, поняли о чем, разобрались как — поздравляю! Смело заключайте договор.

>>> Только еще про материальную ответственность не забудьте — готов ли исполнитель нести материальную ответственность за неправильные рекомендации?
 

  Перепечатка
 

С уважением Алексей Лебедь
Внутренний аудитор и ревизор
Профессиональный бухгалтер РК
Налоговый консультант 1-й категории
ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР»
Ревизорские проверки малого и среднего бизнеса. Репетиция налоговой проверки.
39-32-02, 8 705 407 22 11
Электронная почта: kz782254@yandex.kz Скайп: aleksey_kaznano
Адрес: Республика Казахстан, 140000, г. Павлодар, ул. Желтоксан (бывшая ул. Володарского) 7, кв. 4

 
Как провести кадровый аудит на предприятии своими силами
 
Рубрика: Кадровый аудит
 
Для начала давайте определимся с терминологией. В этой статье мы будет под кадровым аудитом понимать комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, выработку конкретных рекомендаций по исправлению выявленных нарушений, выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах.
 
Именно эта формулировка больше всего подходит предприятиям, которые решились провести аудит самостоятельно, без привлечения специалиста. Несмотря на все увеличивающиеся штрафные санкции за нарушение работодателями требований трудового законодательства, проведение кадрового аудита довольно непопулярное решение для бизнеса: в нормативно-правовых актах РК такой термин даже и не встречается. Тем не менее, некоторые предприятия решаются провести проверку состояния кадрового учета и делопроизводства для того, чтобы оценить свои имущественные, репутационные и иные риски в сфере оформления трудовых отношений.
 
Предприятия, решившиеся на кадровый аудит, могут преследовать одну или несколько целей. Среди них может быть:

1. Получение объективной информации о соблюдении компанией-работодателем требований трудового законодательства РК.
2. Минимизаций возможных рисков со стороны государственных органов во время проведения проверок субъектов бизнеса.
3. Сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства. В этом варианте кадровый аудит помогает выявить неработающие кадровые процедуры, излишние цепочки в процессе разработки, согласования и утверждения кадровых документов, увеличивающих бюрократическую нагрузку на бизнес-процессы.
4. Выявление основных кадровых проблем, скрытых и потенциальных источников угроз и рисков, связанных с персоналом и его управлением.
5. Самозащита от недобросовестных действий работников, которые можно предупредить, проведя своевременную ревизию кадровых документов и процедур.
6. Предварительная проверка действий работодателя (работника, ответственного за ведение кадрового учета) при возникновении трудового спора.
7. Проверка инспекторов, специалистов или руководителя отдела кадров при смене руководящего состава, при смене работника, ответственного за ведение кадрового учета на предприятии.
8. Проверка кадровых документов до подачи в местный орган по инспекции труда заявки на получение сертификата доверия.
9. Проведение предварительной оценки состояния кадрового документооборота до приведения кадровой документации в соответствие с действующим законодательством и/или передачи в архив.

 
Указанный список не является исчерпывающим, и работодатель может инициировать проведение кадрового аудита по иным основаниям.
 
Отталкиваясь от озвученной формулировки и целей проведения проверки, мы можем выделить три этапа кадрового аудита. Это диагностика состояния кадрового документооборота (выявление ошибок), планирование мероприятий по внесению исправлений в имеющиеся кадровые процедуры и устранение выявленных нарушений.
 
При этом у каждого этапа есть свои стадии, которые желательно не игнорировать для того, чтобы провести процедуру проверки кадровых документов в полном объеме. Первый этап – диагностика состояния кадрового документооборота – состоит их следующих стадий:
 

Стадия 1. Принятие решения о проведении кадрового аудита

 
Инициатива о проведении кадрового аудита может исходить от руководителя отдела кадров, главного бухгалтера или коммерческого директора – лица, который самостоятельно не ведет кадровый учет на предприятии, но может инициировать проверку из-за сомнений в квалификации ответственного работника или исходя из других целей.
 

Стадия 2. Предварительная оценка условий для проведения кадрового аудита

 
На этом этапе определяются цели и задачи аудита, сроки, трудоемкость выполнения оценки и бюджет, выделяемый на это мероприятие. Устанавливается состав проверяющих. В зависимости от размеров организации компании и коэффициента текучести кадров, состав проверяющей комиссии может наcчитывать несколько человек.
 
С одной стороны, несколько умов всегда лучше, особенно в пока незнакомом деле. С другой стороны, кто-то должен взять на себя рутинную работу по проверке документов и отражению найденных ошибок в специально разработанной анкете или таблице, другой может составлять отчет о проделанной работе, опираясь на данные анкеты первого проверяющего.
 
Необходимо понимать так же, что работать члены проверяющей комиссии будут либо с отрывом от основной работы либо в режиме совмещения с основной деятельностью. От этого также будут зависеть сроки проведения кадрового аудита. На этой же стадии решается вопрос о периодичности проведения проверки. Возможно, это будет разовое мероприятие, связанное с локальным риском трудового спора. Или же принимается решение о регулярной проверке (один раз в квартал, полугодие или год), выбирается стратегия проведения кадрового аудита, который может быть внешним (силами привлеченных сторонних специалистов) или внутренним (с использованием внутренних ресурсов предприятия).
 

Стадия 3. Разработка программы и плана проведения аудиторской проверки

 
После того, как организационные формальности разрешены, необходимо понимать, что, собственно, будет подвергаться проверке. И как она, проверка, будет проходить. Если мы приглашаем сторонних специалистов, то обязаны соблюсти несколько пунктов: предоставить рабочее место, доступ к массиву документов и помощника при необходимости. Наемный кадровый аудитор обладает методикой и навыками проведения кадрового аудита, соблюдает определенные бизнес-процессы и действует в строгом соответствии с регламентами аудита.
 
Внутренний же проверяющий методическим ресурсом не обладает. Если методика проверки не была скалькирована с международных стандартов проведения аудита, то ее необходимо разработать именно для вашей организации. На этом этапе должны быть разработаны вводные анкеты, опросные листы, в которых проверяющий будет фиксировать найденные нарушения и несоответствия.
 
Возможно, понадобится методическая помощь в виде библиотеки нормативно-правовых актов, которые регулируют не только трудовые отношения, но и регламентируют отраслевые нормы и меморандумы. На эту базу знаний будет опираться проверяющий при проведении проверки и формировании отчета. Удобно все собрать в одном регистре (в бумажном виде) или оцифровать и собрать специальный электронный архив. Так постепенно сформируется база знаний внутренних кадровых аудиторов вашей организации.
 
Как уже упоминалось, кадровый аудит по способу проведения проверки бывает внешний и внутренний. У каждого способа есть свои сильные и слабые стороны. Плюсы внешнего кадрового аудита:
 

• Независимость результатов проверки – сторонний специалист никак не связан с вашей организацией. Он максимально беспристрастен и сух в своих наблюдениях и суждениях.
• Знание методологии аудита – сторонний специалист не работает на черновиках, он исследует документы в точном соответствии с прописанными регламентами работы. Его действия не хаотичны, а структурированы. Он не тратит время на согласования, вопросы, не мешает работе сотрудников организации.
• Высокий профессионализм аудитора – один из самых важных факторов. Внешний аудитор обладает высоким уровнем подготовки, у него есть необходимый практический опыт, знание отраслевых особенностей, наработаны решения типовых проблем у клиентов.
• Полная материальная ответственность – по договору оказания услуг внешний специалист или привлекаемая организация могут нести материальную ответственность за умышленное искажение данных и умышленное сокрытие ошибок вследствие сговора с третьей стороной, например.
• Сжатые конкретные сроки – привлеченные внешние специалисты стандартизировали оказываемые услуги, поэтому могут точно указать, в какие сроки будет выполнен тот или иной этап кадрового аудита.
• Четкие рекомендации – в отчете не используются размытые и бесполезные комментарии.

 
Среди минусов – высокая стоимость таких услуг, незнание внешними аудиторами производственных особенностей проверяемого предприятия, предубежденность сотрудников проверяемого предприятия по отношению к аудиторам, как посторонним лицам. В моей практике были даже случаи повального увольнения кадровиков из компании заказчика кадрового аудита. Считаю, что накаленная ситуация – это итог неправильного донесения информации работодателем до персонала о причинах и последствиях кадрового аудита.
 
Справедливости ради, необходимо разобрать плюсы и минусы внутреннего кадрового аудита. Среди плюсов можно явно выделить следующие:
 

• Внутренний проверяющий знает особенности производства, тонкости процессов, протекающих в компании.
• Внутреннего проверяющего сотрудники компании воспринимают доброжелательно, без опасений, что в свою очередь, благоприятно сказывается на результатах внутреннего аудита.
• Знание внутренними аудиторами специфических каналов коммуникации, действующих в организации, что облегчает получение нужного документа или пояснения.
• Возможность использовать конфиденциальную информацию в отчетах об аудитах, если эти отчеты не планируются использоваться за пределами организации.
• Затраты на внутренний аудит значительно меньше, чем на внешний.
• Отсутствие дефицита времени и средств при подготовке к аудиту, обеспечивающее возможность более тщательно подготовиться к проверке, доступ ко всем данным.

С другой стороны, внутренний аудит проводят чаще не подготовленные специалисты. Критерием обора может служить только наличие специальных навыков. При том, что внутренний проверяющий знает бизнес-процессы и процедуры, он может не владеть методикой проведения кадрового аудита. Кроме этого, внутренний аудитор менее пристрастен, он лоялен или может находится в неявном конфликте с проверяемым подразделением. В таком случае появляется риск невыявления ошибок (незнание, сокрытие результатов работы) или преувеличение вреда от выявленных нарушений. Также новичок может не иметь опыта в структурировании результатов проверки, что затруднит поиск решений и сдвинет дальнейшие этапы.
 

Стадия 4. Сбор и подготовка информации к анализу

 
На этом этапе проверяющий, опираясь на анкеты и опросные листы, определяет объем запрашиваемой информации. Здесь можно пойти несколькими путями: кто-то проверяет кадровые документы по аналогии с бухгалтерией за каждый календарный год. В этом есть своя логика. Но лично я проверяю документы «сплошником», и разбиваю по годам, если в документы вносились корректировки в другом периоде.
 
Задача аудитора определить, какие именно документы он будет запрашивать для изучения: локальные нормативные акты работодателя, личные папки работников, документы по военно-учетному столу и/или по технике безопасности, папки и журналы регистрации приказов, трудовых договоров.
 

Стадия 5. Анализ полученной информации и ее предварительная оценка

 
Истребованные документы необходимо тщательно изучить на наличие отклонений от требований трудового законодательства, на условия, ухудшающие как права работника, так и интересы работодателя. Выявить уязвимые места в документах, чтобы минимизировать риски. Также проверяется внешнее оформление документов, наличие или отсутствие свободного беспрепятственного доступа к ним, условия хранения.
 

Стадия 6. Разработка основных рекомендаций по результатам аудиторской проверки

 
Эта стадия без особого ущерба для компании может быть совмещена со следующей. Но может проводиться и отдельно. Здесь группа проверяющих встречается с основным инициатором кадрового аудита для оглашения предварительных выводов.
 
Очень часто бывает, что эта стадия позволяет пролить свет на те или иные процедуры, принятые в организации. Допустим, при трудоустройстве новый инспектор отдела кадров продолжил использовать шаблон трудового договора, который до него использовал предыдущий кадровик. На предварительной беседе такие нюансы выявляются и помогают составить общее представление о работе всего отдела.
 

Стадия 7. Составление отчета об аудиторской проверке

 
Самая важная стадия: описать весь ход, результаты и выводы аудиторской проверки, а также рекомендации в соответствующем отчете. Результаты аудиторской проверки нужно обязательно сопоставить с программой аудита на предмет полноты и прозрачности представленных рекомендаций и достижения целей проведения кадрового аудита.
 
Отчет содержит перечисление найденных нарушений, указание на нарушенную или искаженную юридическую норму, риски, связанные с эти нарушением, оптимальные варианты решения конкретных проблем. К составлению отчета нельзя подходить формально, он должен стать реальным рабочим инструментом отдела кадров. По результатам отчета и общего впечатления группы проверяющих о стадиях первого тапа кадрового аудита дополняется и уточняется база знаний.
 
Регламент кадрового аудита.
 
Допустим, руководитель отдела по работе с персоналом инициировала проведение аудита трудовых договоров и дополнительных соглашений за последние пять лет. Генеральный директор инициативу поддержал, ознакомился с ценовыми предложениями внешних аудиторских организаций и порекомендовал провести аудит своими силами.
 
После этого руководитель отдела по работе с персоналом определяет круг специалистов, которые будут заниматься проверкой кадровых документов компании. Далее издаются соответствующие приказы и распоряжения, регулирующие вопросы целей и задач кадрового аудита, сроков проведения проверки. Кроме этого утверждается состав комиссии и размер оплаты за выполнение дополнительной работы.
 
После решения организационных вопросов необходимо определиться с объемом необходимых кадровых документов (действуем, исходя из цели кадрового аудита). В нашем случае проверки коснуться трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Но будет ли наша комиссия сплошным методом проверять все документы или будет действовать по принципу каждый пятый документ подпадает под проверку – это решать необходимо загодя.
 

  Перепечатка

АВТОР КУРСА:
Лебедь Екатерина Александровна

Смотреть резюме и сертификаты

✔ С 2010 года работаю сама на себя. За плечами сотни кадровых аудитов, в год я провожу более тысячи часов консультаций по применению трудового законодательства.

✔ Ведущий специалист ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР» по правовой экспертизе кадровых процедур и документов.

✔ Практикующий юрист-кадровик, специалист по кадровому учету, делопроизводству и трудовому законодательству РК с 14-летним стажем работы (в том числе, решение трудовых споров в досудебном и судебном порядке, подготовка предприятий к проверкам надзорных органов, проведение аудита и восстановление учета).

✔ Разработчик обучающих программ для специалистов кадровых служб, спикер семинаров и тренингов по применению трудового законодательства и безошибочному ведению кадрового учета.

✔ Автор самого крупного проекта «Группа Кадровиков Казахстана» в мессенджере Telegram (на данный момент в группе более 3200 участников со всего Казахстана).

Оставить заявку на диагностику

 
История № 2. Как менеджеры и агенты крадут ваши деньги
 
Рубрика: Заметки ревизора
 
Недавно я начала цикл статей под кодовым названием «Как работник нарушает права работодателей». Все мы давно привыкли, что работодатели, пользуясь юридической безграмотностью работников и экономическим превосходством, лихо обманывают работников: заставляют задерживаться на работе, не платят зарплату, не отпускают в отпуск. Список можно продолжать.
 
Но у любой медали существует и обратная сторона. Очень часто жертвами становятся сами работодатели, и в практике я очень часто встречаю подобные истории. А объединяет их халатность предпринимателя и неумение/незнание того, как правильно оформлять кадровые документы.
Начнем.
 
Эта история произошла в рекламной фирме. На вакансию менеджер по рекламе откликнулся интересный молодой человек. Как часто бывает, после успешного собеседования работнику предложили испытательный срок в виде стажировки. Если кто не знает, то «стажировки» без документального оформления в Казахстане по трудовому законодательству не существует. То есть «стажировка» вне закона!
 
Продолжим. Сей замечательный работник сразу был допущен к клиентам фирмы. Звонил, предлагал разместить рекламу, выезжал к клиентам в офис на презентацию возможностей рекламной компании, заключал договоры на размещение рекламы и, конечно, получал от клиентов деньги. И вот как-то раз менеджер не донес до кассы работодателя сумму в размере 150 000 тенге.
 
Сумма вроде и небольшая, но это кража, совершенная на рабочем месте, это ущерб репутации фирмы-работодателя. Покажу вам еще пару примеров, чтобы вы поняли, что случай далеко не единичный:
 

  Ситуация (орфография сохранена):   Примерно пару месяцев назад в офис по изготовлению визиток пришел клиент.
Получил заказа (доказательства есть), заплатил менеджеру.
 
Менеджер деньги до кассы не донес (менеджер непосредственно работает с кассовым аппаратом).
Есть объяснительная с признанием менеджера в хищении («взял деньги, чтобы отдать кредит, обязуюсь вернуть как только смогу»).
Договор о материальной ответственности с менеджером заключен.
 
Информация о том, был ли привлечен менеджер к дисциплинарной ответственности пока не располагаю ? .
 
Сейчас человек скрылся, не отвечает на звонки.

  Ситуация (орфография сохранена):   В апреле 2012 года девушка устроилась работать торговым представителем в фирму «ЕСК Компани». Алина Васильченко развозила по городским магазинам и в районы молоко в тетрапакетах, собирала деньги за товар и сдавала в кассу. В конце февраля выявили недосдачу на сумму 3 миллиона 754 тысячи тенге.
 
Проверили магазины, выснилось, что долгов за проданное молоко у них не было. Васильченко говорила, что некоторым магазинам давала товар под реализацию, однако директор фирмы пояснил, что с этими торговыми точками договор консигнации они не заключали.
 
Васильченко на суде сказала, что ей не верно вменили сумму ущерба, ее фактический долг перед работодателем 1 миллион тенге.
 
В ноябре 2013 года она дала деньги, полученные от продажи молока, знакомому в долг, однако последний их не вернул.

 
 
//hr.kazinvoice.kz/po-stopam-rabotnikov-prestypnikov/Когда мы начали разбираться в этом деле, выяснилось, что обе фирмы – и рекламная компания и ее клиент – нарушили все мыслимые и немыслимые требования закона:
 
 

1. Менеджер по рекламе работал без оформления трудовых отношений. Что уже само по себе является нарушением трудового законодательства и влечет за собой штрафы в размере от 40 МРП (от 80 000 тенге).

 

2. Естественно, договор материальной ответственности тоже заключен не был. А нет договора, нет и возможности доказать, что работник являлся материально-ответственным лицом.

 

3. Бухгалтерия фирмы-работодателя халатно относилась к своим обязанностям. Точнее, экономил директор рекламной фирмы. Он несколько лет назад принял на работу толковую девочку. Девочка составляла медиа-план, работала с клиентами и сотрудниками как менеджер, и позже взяла на себя еще и участок бухгалтерии. Директор экономил на зарплате немалые деньги. Итогом такой экономии можно считать полный бардак в бухгалтерской и управленческой отчетности. Но дела у фирмы шли хорошо, клиенты шли косяком и о таких «мелочах» никто не задумывался.

 

4. Менеджер-бухгалтер (наша девочка) взяла за правило облегчать себе работу там, где это возможно. Под прицел попал участок дебиторской задолженности. Схема была построена великолепно. По составленному медиа-плану девочка звонила в клиентские компании и уведомляла о сумме задолженности. И сообщала имя менеджера, который придет за деньгами. Дальше она отправляла менеджеров за задолженностью к клиенту без доверенности на получение денег. Что дает нам оформленная доверенность? Только тот факт, что компания-работодатель доверяет своему сотруднику получить деньги от своего дебитора.

 

5. Бухгалтерия клиента не запросила от работника рекламной фирмы ни доверенности, ни приходно-кассового ордера, ни фискального чека. Очень часто бухгалтерия перестраховывается и требует взамен денег полностью оформленные кассовые документы: ПКО, фискальный чек, доверенность, тем самым защищая себя от неправомерных действий третьих лиц.

 

6. Бухгалтерия клиента пошла дальше, менеджер, получивший деньги, не расписался ни в одном документе (например, РКО) и не оставил копию своего удостоверения личности. То есть посторонний человек по звонку пришел и получил деньги в размере 150 000 тенге. Бухгалтерия, халатно игнорируя Правила ведения бухгалтерского учета, ни моргнув, выдает из кассы деньги, не оформляя кассовые документы!

Всегда оформлять на работу работников по полной программе кадрового учета:

Правильно вести бухгалтерский и управленческий учет:

Своевременно отслеживать суммы полученных средств с данными журнала выданных доверенностей в бухгалтерской программе 1С.

Предпринимателю (собственнику бизнеса, директору) необходимо внедрить бизнес-процесс – Ревизионную проверку бухгалтерского учета.

  Перепечатка
 

С уважением Алексей Лебедь
Внутренний аудитор и ревизор
Профессиональный бухгалтер РК
Налоговый консультант 1-й категории
ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР»
Ревизорские проверки малого и среднего бизнеса. Репетиция налоговой проверки.
39-32-02, 8 705 407 22 11
Электронная почта: kz782254@yandex.kz Скайп: aleksey_kaznano
Адрес: Республика Казахстан, 140000, г. Павлодар, ул. Желтоксан (бывшая ул. Володарского) 7, кв. 4

 
Выводы кадрового аудита: самые распространенные ошибки в кадровом учете
 
Рубрика: Кадровый аудит
 
С введением нового Трудового кодекса Республики Казахстан в 2016 году предприниматели МСБ немного зашевелились. Кодекс новый, не всем понятны его термины. Да и что лукавить: не все и раньше четко понимали, как необходимо вести кадровый учет работников, чтобы не нарушать их права и соблюдать свои интересы.
 
С начала года я провела уже несколько кадровых аудитов (подробнее о том, как я провожу кадровый аудит), а здесь вы прочтете зачем нужно проводить кадровый аудит. А в одноклассниках открыла чат под кодовым названием «Вопросы-ответы по новому Трудовому кодексу«. Отклик хороший, но пишут, в основном, работники.
 
 
 
Какие выводы я сделала:
 
1. Проблемы у предпринимателей остались те же — невыплата заработной платы в установленные сроки, невыплата компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, вывод работников на работу в выходные и праздничные дни под угрозами увольнения, неправильное оформление кадровых процедур в целом. Есть и рецидивисты: те, с кем я сталкивалась уже не один раз, и они все равно нарушают.
 
2. Предприниматели пребывают в нерушимой уверенности, что им ничего не угрожает. Они просто не сталкивались с грамотным отпором, трудовыми спорами, потерей времени и денег, крупными штрафами — от 30 МРП (примерно, от 60 000 тенге) и выше.
 
3. Предприниматели не интересуются (в большей своей массе) тем, как правильно вести кадровый учет, что и КАК делают их работники отдела кадров. Большую часть кадровиков Павлодара надо переобучать, потому что так работать просто нельзя! Элементарная безграмотность, ошибки в приказах, трудовых договорах, несоблюдение или незнание сроков, незнание НПА в области оформления трудовых отношений.
 
4. Работники все также инертны и бояться отстаивать свои позиции (пишут в личку, читают, но открыто своих проблем не озвучивают или пока присматриваются). Но я думаю, что через какое-то время ситуация может в корне измениться. А это означает массовые коллективные иски, треволнения и большие штрафные санкции в отношении предпринимателей.
 

Господа — предприниматели! Есть ли у вас сомнения в правильности ведения кадрового учета и делопроизводства в вашей фирме — обращайтесь за помощью к профессионалам, не усугубляйте свои проблемы. Всегда есть возможность провести кадровый аудит, чтобы вовремя исправить ошибки!

  Перепечатка
 
 

АВТОР КУРСА:
Лебедь Екатерина Александровна

Смотреть резюме и сертификаты

✔ С 2010 года работаю сама на себя. За плечами сотни кадровых аудитов, в год я провожу более тысячи часов консультаций по применению трудового законодательства.

✔ Ведущий специалист ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР» по правовой экспертизе кадровых процедур и документов.

✔ Практикующий юрист-кадровик, специалист по кадровому учету, делопроизводству и трудовому законодательству РК с 14-летним стажем работы (в том числе, решение трудовых споров в досудебном и судебном порядке, подготовка предприятий к проверкам надзорных органов, проведение аудита и восстановление учета).

✔ Разработчик обучающих программ для специалистов кадровых служб, спикер семинаров и тренингов по применению трудового законодательства и безошибочному ведению кадрового учета.

✔ Автор самого крупного проекта «Группа Кадровиков Казахстана» в мессенджере Telegram (на данный момент в группе более 3200 участников со всего Казахстана).

Оставить заявку на диагностику

 
Зачем нужно проводить кадровый аудит в компаниях Казахстана?
 
Рубрика: Кадровый аудит
 
Наверное, 80% предприятий в Казахстане не ведут кадровый учет. Из них большая часть даже не подозревает о том, что кадровый учет должна вести любая компания, даже на «упрощенке», даже с 2-мя работниками «на борту». Почему?
Потому что вести учет кадров в Казахстане – это прямая обязанность работодателя.
 
Согласно трудовому законодательству Республики Казахстан работодатель обязан принять человека на работу, заключить с ним трудовой договор, подписать должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, оформить приказ о приеме на работу, передать копию приказа в бухгалтерию.

1. Бухгалтерия вносит нового работника в бухгалтерскую программу 1С и при наличии табеля учета рабочего времени начисляет работнику заработную плату, а на основании ваших приказов – премии, бонусы и компенсации;
2. Работник может написать заявление о переводе, о предоставлении отпуска, отпроситься на сессию, свадьбу, похороны или принести больничный лист;
3. Работника могут вызвать повесткой в суд или в военкомат. Или же вы отправляете работника на обучение или командировку. Работника могут обязать выплачивать алименты.

А если у вас 10-30-100 работников. Представьте, каким комом ежедневно накатываются кадровые процедуры на вашего кадровика, бухгалтера или вас лично? Это и есть кадровый учет.
 
Теперь давайте рассмотрим второй вопрос: Почему важно вести кадровый учет?
 

Очень долгое время в Казахстане не уделялось должного внимания кадровому учету и делопроизводству. Почему? Не было достаточной штраф-системы. То есть за недоначисление налогов штрафовали, за несвоевременную сдачу налоговой отчетности – тоже. Причем эта система ежегодно видоизменялась и ужесточалась.

С кадровым учетом все было куда плачевнее. Максимум, что могло грозить вам – это визит государственного инспектора по труду и в совсем редких случаях – трудовой спор в суде. Но работники стали грамотнее, читают законы, консультируются с юристами по поводу защиты своих прав, лихо «выбивают» зарплату у должников, и на мой субъективный взгляд (я все-таки больше предприниматель, нежели кадровик) обладают куда большими правами, чем добропорядочные предприниматели. Почему? Кратенький пример:

Вы работодатель. И вы не выплатили работнику заработную плату за август 2015 года. Куда может пожаловаться работник? Инспектору по труду, в налоговую, прокуратуру, может обратиться в суд.
 
  Ваш работник написал заявление об увольнении 05.07.2015 г. Вы не возражаете, чтобы работник уволился, но не раньше 04.07.2015 г. Работник не согласен с вашим решением и не выходит на работу вообще. Куда может пожаловаться работодатель? Правильно: ни-ку-да!

 
Представляете? То есть вы и трудовым законодательством не сильно-то защищены, а вы еще и кадровый учет не ведете в полном объеме. К чему это может привести?
 

1. Работник украл, а вы доказать не сможете;
2. Работник сломал дорогое оборудование, а взыскать вы не сможете;
3. Работник уходит в запой, приносит липовые больничные, а вы его и уволить не можете;
4. Работник не подчиняется вам, увольняться не хочет, а вы уволить его не можете;
5. Работник пьет на рабочем месте, вы неправильно оформляете увольнения, так он еще и восстанавливается по суду, а вы ему выплачиваете заработную плату за время отсутствия на работу по причине вынужденного прогула.

 
 
 
 
Как вам перспектива? Уже подсчитали свои убытки? Остались сомнения?
 

Резюмирую 2 блока:
 
1. Кадровый учет в Казахстане вести не просто нужно, а необходимо!
 
2. Правильное и своевременное ведение кадрового учета поможет вам избежать претензий со стороны проверяющих, необоснованных исков работников, а в некоторых случаях защитит от мошенничества со стороны работников.

 
Что же делать, если кадровый учет не велся или на этом участке была сильная текучка кадров и документооборот в полном беспорядке или отсутствует вовсе?
 

Правильный ответ – восстанавливать запущенный кадровый учет.

Как это сделать? Для начала лучше всего провести процедуру кадрового аудита. Сейчас же опишу очень кратко:

1. Вооружаетесь Трудовым кодексом РК и другими НПА (их общее количество достигает 30 видов, вам понадобятся только те, которые вам подходят по профилю организации и кадровым ситуациям);
2. Собираете все документы (вытряхиваете все папки, делаете запрос в бухгалтерию, просите работников принести личные данные);
3. Составляете список – необходимый кадровый минимум, который должен быть на вашем предприятии;
4. Далее сверяете этот список с имеющимися в наличии документами;
5. Если чего-то нет, придется составлять документы заново.

Вы можете провести процедуру самостоятельно.
А можете заказать аудит мне. Я обязательно помогу вам:

1. Найти слабые стороны у кадровых документов;
2. Укажу на ошибки, которые приведут предприятие к штрафам;
3. Или сделают вас уязвимым в трудовом споре с работниками.

Важно: аудит необходимо оформить конкретным документом – это будет ваш путеводитель в процессе восстановления кадрового учета.

 
Проверка локальных нормативных актов: Правила внутреннего трудового распорядка
 

1. Шаг 1-й Сбор предварительной информации об организации;
2. Шаг 2-й Ревизия имеющихся в наличии документов;
3. Шаг 3-й Оценка качества документов (содержание, оформление, регистрация, хранение);
4. Шаг 4-й Ревизия основных кадровых процедур;
5. Шаг 5-й Проверка по типичным нарушениям;
6. Шаг 6-й Ответственность за нарушения: уголовная и административная ответственность;
7. Шаг 7-й План работ по восстановлению самых важных участков.

После того, как вы провели аудит кадровых документов, можно приступать к восстановлению утраченных или неправильно оформленных документов.

1. Каждый имеющийся документ или тот, который составляете, обязательно исследуете на предмет соответствия законодательству;
2. Готовые документы распечатываете, раскладываете по папкам, регистрируете в журналах и приглашаете работников на ознакомление. Имейте в виду: кадровые документы хранятся 75 лет, некоторые 5 лет. Нельзя уничтожать документы работников после того, как они уволились из вашей организации;
3. Обязательно расписываетесь сами, ставите печати и храните документы в архиве.

 
Просто? Как бы не так! Не забудьте все данные сверить с бухгалтерией, иначе придется все переделывать!
 
Хотите сами проверить себя? Заберите свой чек-лист по кадровому аудиту и уже сегодня вы сможете понять, в каком состоянии находится ваш кадровый учет.

1. Если вы не хотите тратить свое время на возню с «бумажками»;
2. Если у вас нет подходящего опытного специалиста;
3. Ваши работники перегружены и не смогут взять на себя дополнительный объем;
4. Если вам нужно было восстановить учет еще «вчера».

  Перепечатка
 
 

АВТОР КУРСА:
Лебедь Екатерина Александровна

Смотреть резюме и сертификаты

✔ С 2010 года работаю сама на себя. За плечами сотни кадровых аудитов, в год я провожу более тысячи часов консультаций по применению трудового законодательства.

✔ Ведущий специалист ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР» по правовой экспертизе кадровых процедур и документов.

✔ Практикующий юрист-кадровик, специалист по кадровому учету, делопроизводству и трудовому законодательству РК с 14-летним стажем работы (в том числе, решение трудовых споров в досудебном и судебном порядке, подготовка предприятий к проверкам надзорных органов, проведение аудита и восстановление учета).

✔ Разработчик обучающих программ для специалистов кадровых служб, спикер семинаров и тренингов по применению трудового законодательства и безошибочному ведению кадрового учета.

✔ Автор самого крупного проекта «Группа Кадровиков Казахстана» в мессенджере Telegram (на данный момент в группе более 3200 участников со всего Казахстана).

Оставить заявку на диагностику