Должен ли ИП вести кадровый учет?

 
Должен ли ИП вести кадровый учет?
 
Рубрика: Кадровый аудит
 
Это человек, который решил заняться бизнесом. У него несколько наемных работников или он сам пашет, как проклятый. У него нет средств на хорошего бухгалтера, учет ведет сам, кое-как сводя (нет-нет, не дебет с кредитом) цифры для сдачи налоговой отчетности.

Директор ТОО, конечно же, круче. Это фирма, именно с ней, фирмой, заключают договоры, подписывают контракты и ведут общие дела. В фирме есть главбух, секретарь, иногда даже кадровик.

Но что я вам имею сказать: Трудовому кодексу (вот, кстати и изменения в трудовом кодексе РК) не важно, ИП вы или крупный бизнесмен, упрощенка у вас или общеустановленный режим, 1-10 сотрудников или многотысячная «армия» подчиненных. Вы обязаны, да-да, именно вы! обязаны вести кадровый учет.
 
И после того, как я огорошила вас этой новостью, нужно дать определение: что же такое кадровый учет простыми словами? Это процедуры, которыми оформляются трудовые отношения между работниками и работодателем:
 
 

1. Прием на работу;
2. Перевод на другие рабочие места;
3. Предоставление отпуска;
4. Направление работников в командировку;
5. Оформление материальной ответственности;
6. Оформление дисциплинарных взысканий;
7. Процесс приема, хранения и выдачи трудовой книжки;
8. Выдача справок по заработной плате, с места работы, выдача характеристик;
9. Увольнение работников.
10. Кстати, воинский учет, техника труда и безопасности, сдача в архив документов – это тоже кадровые процедуры.

 
И если исходить из обычных кадровых процедур, то мы понимаем, что кадровый учет должен вести индивидуальный предприниматель, который на работу нанимает работников или планирует их нанимать.
 
Обратите внимание, что перед тем, как нанять работников, вы должны:
 

1. Составить и утвердить штатное расписание с должностными окладами;
2. Разработать и утвердить локально-нормативные акты. Локально-нормативные акты – это внутренние документы, которые регулируют работу компании, упорядочивают ее бизнес-процессы;

К таким документам относятся:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение о защите персональных данных работников;
• Положение об оплате труда (при необходимости);
• Положение о структурных подразделениях;
• Должностные инструкции работников;
• Регламенты по работе на отдельных участках;
• Коллективный договор;
• Положения об испытательном сроке, по аттестации и другое.
3. Оформить и утвердить журналы учета кадровых документов;
4. Определить перечень всех кадровых документов, которые должны быть оформлены.

 
Следующий этап – прием работников на работу. Какие кадровые документы нам понадобятся на этапе оформления работника:
 

Наименование документа	Примечание
Штатное расписание с указанием окладов	Обязательный документ при расторжении трудового договора по сокращению численности и штата
Правила внутреннего трудового распорядка	Обязательный документ
Положение о персональных данных	Есть штрафы за отсутствие
Согласие о сборе и обработке персональных данных	Есть штрафы за отсутствие
Табель учета рабочего времени	Основной и обязательный документ для расчета заработной платы
График отпусков	Обязательный документ
График смен	При необходимости
Регламенты по работе в отделах / участках
Положение об оплате труда	Необязательный документ
Трудовой договор
Должностная инструкция	Необязательный документ, но если его составлять, то он должен быть максимально приближен к реалиям, а не просто скачан из интернета
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	По хорошему счету должен быть изначально целый пакет документов
Договор о коллективной материальной ответственности	Желателен в торговых точках, складах, цехах
Приказ о приеме на работу	Обязательный документ
Личное дело (карточка Т2, заявление о приеме на работу, заявление на вычет по ИПН, лист ознакомления с обязательными локальными актами работодателя, ТБ, копия удостоверения личности, справка о медосмотре, адресная справка, дипломы, военный билет для учета военнообязанных и т.п.)	Обязательно

Остальные документы будут образовываться в период деятельности работника (переводы, больничные, отпуска, командировки и т.п.). Как правило, в этот период оформляются различные приказы, направления, договоры на обучение, привлечение работника к материальной ответственности или наложение дисциплинарного взыскания. И многие другие кадровые процедуры.
 
Особое внимание необходимо уделить оформлению материальной ответственности. Эта процедура регламентирована Трудовым кодексом РК, но не мешает многим предпринимателям игнорировать прописанные нормы. Чем грозит предпринимателю неправильно оформленная материальная ответственность работника? Вы просто не сможете в правовом поле взыскать с работника причиненный ущерб.
 
На основании положений Трудового кодекса от 23 ноября 2015 года № 414-V рекомендовано разработать:

• Перечень должностей работников, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности;
• Типовой договор о полной материальной ответственности;
• Приказ на материально-ответственных лиц;
• И уже потом на основании типового договора разрабатываются договоры на отдельных работников.

Также нужно будет заключить договор страхования работников от несчастных случаев при исполнении им трудовых (служебных) обязанностей.
 
К тому же может понадобиться и разработка коллективного договора. Пока вопрос завис в воздухе, проверок нет, но ответственность за отсутствие просто несоразмерная. Писать много не буду, если заинтересует, то прочтите здесь — //hr.kazinvoice.kz/but-ili-ne-but-kollektivnomy-dogovory/ .
 
Какие обязательства возникают у ИП-работодателя?
 
 

1. Вести кадровый учет;
2. Направлять работников на медосмотр;
3. Заключать трудовые договоры;
4. Выплачивать заработную плату. Собирать подписи в ведомостях
   и РКО, выдавать расчетный листок;
5. Оплачивать больничные листы;
6. Предоставлять работникам оплачиваемый отпуск;
7. Возмещать работникам ущерб;
8. Создавать санитарно-гигиенические и бытовые условия;
9. Страховать работника от несчастных случаев на работе;
10. Соблюдать нормы продолжительности рабочего времени и отдыха;
11. Вести табель учета рабочего времени;
12. Соблюдать условия труда, технику безопасности;
13. Безвозмездно обеспечивать работников СИЗ – средствами
    индивидуальной защиты.

 
Что будет, если вы не оформляете учет правильно?
 

Если вы не заключили трудовой договор с работником, то ожидайте штрафа в размере  40 МРП (примерно 80 000 тенге на 2016 год)   .
 
Приняли на работу несовершеннолетнего и не заключили трудовой договор? Штраф за это нарушение уже составит  70 МРП (140 000 тенге)   ;
 
Если не оформили у себя на предприятии должным образом защиту персональных данных, то готовьтесь заплатить  30 МРП в бюджет – примерно 60 000 тенге    на 2015 год;
 
Если вы не вовремя выплачиваете работникам заработную плату или не оплачиваете сверхурочные часы, то вам грозит штраф в размере  40 МРП  ;
 
Не предоставляете отпуск (очень частое нарушение)? Тогда готовьте еще  40 МРП    к оплате;
 
Не храните, а равно уничтожаете личные данные работников? Штраф составит  10 МРП – 20 000 тенге   .

 
Итого, при самых скромных подсчетах, а поверьте мне, это действительно очень скромные подсчеты, урон вашему бизнесу от того, что вы не ведете кадровый учет, составить: 460 000 тенге.
 
У вас есть такие деньги на штрафы? Я думаю, что их лучше пусть на развитие бизнеса или на свои личные нужды.
 
Если вы не знаете, ведется ли в вашей компании кадровый учет…
Если вы не уверены, что кадровый учет ведется правильно…
 
Тогда скачайте Чек-лист по кадровому учету. Этот чек-лист поможет вам на начальном этапе определить, какие документы у вас ведутся, а какие нет.

 

  Всё понятно, хочу получить коммерческое предложение       Читать подробности о видах проверок на сайте  
 

  Перепечатка
 

Я, Екатерина Лебедь
 
Эксперт в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства РК в МСБ. Бизнес-спикер для специалистов, ведущих кадровый учет.
 
Сотовый / WhatsApp: +7 777 428 97 11 Email: 781120kz@mail.ru