Кадровый аудит (аудит кадрового делопроизводства) в ТОО и ИП Казахстана
 


 

 

Кадровый аудит – это построчный анализ ваших кадровых документов на соответствование требованиям законодательства в области трудовых отношений.
 
Кадровые документы проверяются на соответствие более 50 нормативно-правовым актам Республики Казахстан.

 


Виды кадрового аудита, которые я могу вам предложить:
 
 

1. Сплошной аудит кадровых документов
Кадровый аудит «Сплошной»
Во время этого вида аудита запрашиваются абсолютно все кадровые документы работающих и уволившихся работников. Проводится не только проверка содержания и оформления документов,но и «стыковка» дат в хронологическом формате, событий и нумерации, логическая взаимосвязь документов. Выявляются ошибки путем выборки документов по каждому сотруднику за определенный период времени.
2. Выборочный аудит кадровых документов. Обзорный аудит
Кадровый аудит «Стандарт»
Этот вид кадрового аудита не сплошной, поэтому производится локальная выборка кадровых документов для выявления системных ошибок кадрового учета. Выборочно на предмет соответствия требованиям ТК РК анализируются все обязательные документы, фактически существующие у работодателя и 15% личных дел работающих работников. Период времени не важен, документы изучаются на соответствие законодательству в текущий момент времени. Документы изучаются, выявляются ошибки, недочеты, которые ложатся в основу отчета.

Анализ производится без перекрестной проверки документов на соответствие между собой.

Данный аудит позволяет дать оценку общей ситуации с ведением кадрового делопроизводства (КДП) в компании.

Отчет о результатах аудита содержит указание всех выявленных нарушений выявленных нарушений с указанием действий, необходимых для их устранения.

3. Тематический аудит
  1. Кадровый аудит Трудового договора;
  2. Кадровый аудит отпусков;
  3. Кадровый аудит материальной ответственности;
  4. Любых папок в номенклатуре дел организации.
4. Аудит по выбранному нарушению
Проверка документации производится на соответствие критериям одного из требований законодательства. Результаты поиска нарушений указываются в отчете в виде нескольких показательных примеров. Последующие исправления документации производятся после полной внутренней проверки самим Заказчиком согласно рекомендациям специалиста.

Если у вас небольшой штат сотрудников, вы хотите сделать быструю и относительно недорогую проверку – вам нужно воспользоваться именно этим видом аудита.

5. Аудит системы KP
Проверка Положения об оплате труда на соответствие трудовому законодательству РК. Возможна проверка соответствия данных и условий в различных документах — перекрестная проверка (Подробнее).
6. Аудит расчетов по оплате труда в Казахстане
Проверка, состоящая из целого комплекса мер, позволяющая составить доскональный отчет, в котором отображено текущее состояние делопроизводства (Подробнее).


Примерная стоимость услуг кадрового аудита для ИП и ТОО малого и среднего* бизнеса
 

Штат организации
Кадровый аудит «Стандарт»
ИТОГО:
Кадровый аудит «Сплошной»
ИТОГО:
Обязательная стоимость
Количество личных дел (15% от общего количества)
Обязательная стоимость
Количество личных дел
до 10 работников 50 000 тг. + 1 500 тг. x на кол-во работников, //2-3 ЛД// 50 000 + (1 500 * 3) = от 54 500 тенге 165 000 тг. + 2 500 тг. x на кол-во работников 165 000 + (2 500 * 10) = от 190 000 тенге
от 10 до 25 работников 75 000 тг. + 1 200 тг. x на кол-во работников, //4-5 ЛД// 75 000 + (1 200 * 5) = от 81 000 тенге 168 500 тг. + 2 000 тг. x на кол-во работников 168 500 + (2 000 * 25) = от 218 500 тенге
от 25 до 50 работников 95 000 тг. + 1 000 тг. x на кол-во работников, //8 ЛД// 95 000 + (1 000 * 8) = от 103 000 тенге 185 500 тг. + 1 500 тг. x на кол-во работников 185 500 + (1 500 * 50) = от 260 000 тенге
от 50 до 100 работников 135 000 тг. + 950 тг. x на кол-во работников, //15 ЛД// 135 000 + (950 * 15) = от 149 250 тенге 280 000 тг. + 1 300 тг. x на кол-во работников 280 000 + (1 300 * 100) = от 410 000 тенге
от 100 до 150 работников 180 000 тг. + 900 тг. x на кол-во работников, //23 ЛД// 180 000 + (900 * 23) = от 200 700 тенге 350 000 тг. + 1 200 тг. x на кол-во работников 350 000 + (1 200 * 50) = от 470 000 тенге
от 150 до 200 работников 230 000 тг. + 850 тг. x на кол-во работников, //30 ЛД// 230 000 + (850 * 30) = от 255 500 тенге 420 000 тг. + 1 150 тг. x на кол-во работников 420 000 + (1 150 * 100) = от 535 000 тенге

Примечание: Для точного расчета стоимости услуг вам необходимо заполнить анкету как можно более подробно, так как к стоимости могут применяться повышающие коэффициенты к общей стоимости услуг:
 
I. Состояние кадрового документооборота в вашей организации:

o Отличное, все аккуратно разложено по папкам в нужном порядке, документы легко искать — 1%
o Нормальное, документы разложены по папкам, найти нужный не составляет труда — 1,2%
o Удовлетворительное, не на все хватает рук, но как можем, упорядочиваем – 1,5%
o Плохое, документы подшивают беспорядочно, бывают проблемы с поиском нужных – 2%
 
II. Частота смены кадрового работника:

o Не менялся последние 5 лет – 1%
o Менялся последние 3 года – 1,5%
o Меняется гораздо чаще – 2%
 
III. Способ ведения кадрового учета:

o Полностью с помощью программного обеспечения 1С ЗУП – 1%
o Прочие программы для ведения кадрового учета, в т.ч. и ведение КУ в 1С:8,2 – 1,5%
o Использование MS Word и MS Excel с последующим распечатыванием документов – 1,75%
o 100% использование бумажных шаблонов – 2
 

Методика примерного расчета:
 
Например, в вашей организации среднегодовая списочная численность работников составляет 55 человек. Предположим, что кадровые документы находятся в нормальном состоянии (коэффициент 1,2), кадровик не менялся последние 3 года (коэффициент 1,5) и кадровый учет у вас ведется по третьему типу в MS Word с последующим распечатыванием документов (коэффициент 1,75).
 
Тогда услуга Кадровый аудит «Стандарт» вам обойдется в = 149 250 + (149 250 * 1,2%) + (149 250 * 1,5%) + (149 250 * 1,75) = 155 892 тенге

 

kazinvoice web-академия кадровый аудитПроверка проводится в офисе заказчика в любом населенном пункте Республики Казахстан и удаленно (командировка: проезд и проживание оплачиваются дополнительно);
 
kazinvoice web-академия кадровый аудит Проверяю наличие всех необходимых документов, касающихся кадрового делопроизводства и учета работников РК;
 
kazinvoice web-академия кадровый аудит Нахожу ошибки в оформлении и хранении документов;
 
kazinvoice web-академия кадровый аудит Проверяю содержание кадровых документов на соответствие Трудовому кодексу РК на 2016 год;
 
kazinvoice web-академия кадровый аудит Выявляю и оцениваю риски наложения штрафов и санкций при проведении проверок и даю рекомендации, как их исправить;
 
kazinvoice web-академия кадровый аудит Даю рекомендации по улучшению кадрового делопроизводства, хранению и архивированию документов.


 

Чем грозит неправильное ведение кадрового учета и делопроизводства:

 
Кратко могу сказать так: каждая ошибка вашего работника, не разбирающегося в трудовом законодательстве Республики Казахстан, чревата:

  1. Административными штрафами за нарушение Трудового кодекса РК;
  2. Долгами по заработной плате перед работниками;
  3. Доначислениями и штрафами со стороны налоговой за неправильно исчисленные налоги с заработной платы;
  4. Судебные споры с работниками;
  5. Выплата бывшим работникам огромных компенсационных сумм;
  6. Уголовное преследование за нарушение Трудового кодекса РК.

Штрафы за нарушения трудового законодательства РК. 1 МРП на 2018 год = 2 405 тенге
Статья и суть нарушения
Должностные лица
Малый бизнес
Средний бизнес
Крупный бизнес
Совершенные повторно
Статья 86. Допуск к работе лица без заключения трудового договора
30 МРП
60 МРП
100 МРП
150 МРП
70-150-200-300
72 150
144 300
240 500
360 750
168 350
360 750
481 000
721 500
Статья 86 пункт 3. Допуск к работе лица без заключения трудового договора
50 МРП
80 МРП
150 МРП
200 МРП
70-150-200-300
120 250
192 400
360 750
481 000
168 350
360 750
481 000
721 500
Статья 87. Нарушение требований по оплате труда в полном объеме и в сроки…, а равно неначисление и невыплата пени за период задержки платежа по вине работодателя
30 МРП
60 МРП
100 МРП
150 МРП
60-80-100-150
72 150
144 300
240 500
360 750
144 300
192 400
240 500
360 750
Статья 87 п. 3 Нарушение требований по оплате сверхурочной работы, работы в праздничные и выходные дни, а также оплате труда в ночное время
30 МРП
60 МРП
80 МРП
120 МРП
60-80-100-150
72 150
144 300
192 400
360 750
144 300
192 400
240 500
288 600
Статья 88. Непредоставление отпусков, либо его части в течение 2 лет подряд
20 МРП
40 МРП
60 МРП
100 МРП
—
48 100
96 200
144 300
240 500
—
Статья 89. Незаконное превышение нормы рабочего времени
Предупреждение
40-60-80-100
96 200
144 300
192 400
240 500



Какие документы я проверяю во время кадрового аудита?
 
 
kazinvoice web-академия кадровый аудит 1. Заявления работников (прием, отпуск, ИПН, увольнения);
2. Трудовые договоры и дополнительные приложения к ним;
3. Приказы о приеме и увольнении работников;
4. Журналы регистрации (договоров, приказов, трудовых книжек);
5. Оформление командировок;
6. Оформление отпусков;
7. Табели учета рабочего времени;
8. Штатное расписание;
9. Персональные данные работников;
10. Оформление материальной ответственности;
11. Трудовые книжки;
12. Правила внутреннего трудового распорядка;
13. Обучение работников за счет средств работодателя;
14. Личные дела работников, включая личные карточки Т2 и учет военнообязанных;
15. Наличие на предприятии нерезидентов, работников, работающих в тяжелых и (или) вредных условиях труда, совместителей.


 

Отчет по результатам аудита включает в себя

 
    ☑   Проверку наличия всех документов, требуемых по трудовому законодательству РК.
    ☑   Проверку соответствия оформления документов требованиям НПА РК и интересам работодателя.
    ☑   Проверку локальных нормативных актов, предоставленных для аудита.
    ☑   Проверку кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства.
    ☑   Ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании есть нарушения.
    ☑   Оценка рисков по каждому нарушению на возможность трудового конфликта или последствий проверки государственным
            инспектором труда.
    ☑   Рекомендации по исправлению (даются на каждое нарушение).
    ☑   Перечень всех документов со ссылками на статьи нормативных актов, требуемых для ведения в компании.
    ☑   Оценка ситуации в компании по ведению кадровых документов на определенный момент времени.
 

Образец договора на проведение кадрового аудита
 
Договор № ________
О проведении внутреннего кадрового (правового) аудита

г. Павлодар                                                	 «_____» _____________ 2018 г.

Товарищество с ограниченной ответственностью «…» в лице директора, действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем по тексту «Заказчик», и

Товарищество с ограниченной ответственностью «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР» в лице директора Лебедь Алексея Алексеевича, БИН 121140004449, ИИК KZ69926050119U101000, АО «Казкоммерцбанк, БИК KZKOKZKX, юридический адрес: РК, 140000, г.Павлодар, ул. Пл. Победы, 5Б, офис № 311, именуемый в дальнейшем по тексту «Исполнитель» заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА:
 
1.1 Заказчик поручает, а Исполнитель обязуется провести внутренний кадровый (правовой) аудит — независимую проверку наличия необходимых кадровых документов, правильности их ведения и заполнения в соответствии с нормами действующего трудового законодательства Республики Казахстан по состоянию на июнь 2018 года. В рамках оказания услуги:
 
1.1.1 оценивается текущее состояние кадровой документации Заказчика,
 
1.1.2 производится оценка финансовых и правовых рисков, связанных с некорректным применением норм трудового законодательства при составлении кадровых документов и осуществлении кадровых процедур со стороны Заказчика,
 
1.1.3 путем составления правового заключения с указанием ошибок, неточностей, нарушений даются рекомендации по исправлению и дальнейшему ведению всего объема кадровых документов, имеющихся в наличии в организации Заказчика.
 
 
1.2 Метод проведения внутреннего кадрового аудита выбирает Заказчик, и выбранный метод влияет на конечную стоимость оказания услуги. Указать:
 
1.2.1 Выборочный метод путем отбора специфических элементов кадрового учета и анализа части кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем. Документы, указанные в пункте 1.5. настоящего Договора, рассматриваются на условиях выборки каждого вида документа, предоставленного Заказчиком, без проведения сверки каждого документа на соответствие друг с другом.
 
1.2.2 Сплошной метод путем отбора всех элементов кадрового учета за последние пять календарных лет. При проведении внутреннего кадрового аудита методом сплошной проверки производится сверка каждого документа на соответствие с производными от него документами за каждый календарный год.
 
1.3 Объем выборки для составления письменного отчета определяется Исполнителем в одностороннем порядке на основании принципов достаточности и разумности.
 
1.4 Услуга состоит из 2 (двух) основных этапов работ: сбор информации и составление письменного отчета.
 
1.5 На первом этапе представителями Исполнителя выполняется работа на территории Заказчика по изучению, выявлению и фиксации фактов нарушения ведения кадровой документации, а также предоставляется устная консультация для уточнения данных из кадровых документов Заказчика. На этом этапе Исполнитель осуществляет кадровый аудит следующих кадровых документов и процедур:
 
1.5.1 анализ правильности ведения кадрового учета организации;
 
1.5.2 анализ правильности оформления трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
 
1.5.3 анализ правильности оформления первичной учетной кадровой документации (приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, о прекращении трудовых договоров, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, о направлении в командировку, командировочных удостоверений, служебных заданий и отчетов об их выполнении, графиков отпусков, штатного расписания, личных карточек работников, табелей учета рабочего времени, должностных инструкций);
 
1.5.4 анализ ведения и хранения трудовых книжек работников;
 
1.5.5 анализ содержания правил внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права;
 
1.5.6 анализ кадрового оформления трудовой деятельности иностранных граждан (при необходимости);
 
1.5.7 выявление отсутствующих, но обязательных согласно трудовому законодательству кадровых документов;
 
1.5.8 анализ договоров о полной материальной ответственности;
 
1.5.9 анализ правильности оформления гражданско-правовых договоров с физическими лицами на выполнение работ и оказание услуг;
 
1.5.10 анализ полноты, эффективности и правильности системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов.
 
1.6 На втором этапе Исполнитель готовит письменный отчет о состоянии кадровой документации по результатам проведения внутреннего кадрового аудита. Определение целесообразности и непосредственная практическая реализация рекомендаций Исполнителя являются прерогативой Заказчика и осуществляются на его усмотрение
…….. Продолжение документа смотрите здесь.
 

 

Сроки выполнения работ по договору кадрового внутреннего (правового) аудита

 
Кадровый аудит выполняется в 2 этапа: сбор информации и составление письменного отчета.

  • На первом этапе выполняется работа на территории Заказчика по изучению, выявлению и фиксации фактов нарушения ведения кадровой документации, а также предоставляется устная консультация для уточнения данных, полученных из кадровых документов Заказчика. Срок выполнения работ по 1 этапу — 10 рабочих дней с момента оплаты услуг.

    •  

  • На втором этапе Исполнитель готовит письменный отчет о состоянии кадровой документации по результатам проведения внутреннего кадрового аудита. Второй этап выполняется на территории Исполнителя в течение 10 рабочих дней с момента окончания первого этапа.

 

Чтобы заказать услугу, задать уточняющие вопросы свяжитесь с нами по следующим контактам:
+7 (7182) 78-11-20 | +7 (7182) 78-22-54 | +7 777 428 97 11 — сотовый, есть WhatsApp


 
Позвоните или напишите прямой сейчас, чтобы получить больше информации по услуге >>>
Екатерина Лебедь, кадровый аудитор, эксперт по трудовому праву РК
г. Павлодар, ул. Лермонтова, 84
тел.: 8 (7182) 78-11-20 , +7 777 428 97 11 (есть WhatsApp)
e-mail: 781120kz@mail.ru
сайты: web-akademia.com и hr.kazinvoice.kz

Социальные сети:
https://www.instagram.com/trening_pvl/
https://www.facebook.com/kazinvoice
https://ok.ru/hrauditor/statuses