Кадровый аудит (аудит кадрового делопроизводства) в ТОО и ИП Казахстана

 

Кадровый аудит – это построчный анализ ваших кадровых документов на соответствование требованиям законодательства в области трудовых отношений.
 
Кадровые документы проверяются на соответствие более 50 нормативно-правовым актам Республики Казахстан.

Примечание: Для точного расчета стоимости услуг вам необходимо заполнить анкету как можно более подробно, так как к стоимости могут применяться повышающие коэффициенты к общей стоимости услуг:
 
I. Состояние кадрового документооборота в вашей организации:

o Отличное, все аккуратно разложено по папкам в нужном порядке, документы легко искать — 1%
o Нормальное, документы разложены по папкам, найти нужный не составляет труда — 1,2%
o Удовлетворительное, не на все хватает рук, но как можем, упорядочиваем – 1,5%
o Плохое, документы подшивают беспорядочно, бывают проблемы с поиском нужных – 2%
 
II. Частота смены кадрового работника:

o Не менялся последние 5 лет – 1%
o Менялся последние 3 года – 1,5%
o Меняется гораздо чаще – 2%
 
III. Способ ведения кадрового учета:

o Полностью с помощью программного обеспечения 1С ЗУП – 1%
o Прочие программы для ведения кадрового учета, в т.ч. и ведение КУ в 1С:8,2 – 1,5%
o Использование MS Word и MS Excel с последующим распечатыванием документов – 1,75%
o 100% использование бумажных шаблонов – 2
 

Методика примерного расчета:
 
Например, в вашей организации среднегодовая списочная численность работников составляет 55 человек. Предположим, что кадровые документы находятся в нормальном состоянии (коэффициент 1,2), кадровик не менялся последние 3 года (коэффициент 1,5) и кадровый учет у вас ведется по третьему типу в MS Word с последующим распечатыванием документов (коэффициент 1,75).
 
Тогда услуга Кадровый аудит «Стандарт» вам обойдется в = 149 250 + (149 250 * 1,2%) + (149 250 * 1,5%) + (149 250 * 1,75) = 155 892 тенге

Проверка проводится в офисе заказчика в любом населенном пункте Республики Казахстан и удаленно (командировка: проезд и проживание оплачиваются дополнительно);
 
Проверяю наличие всех необходимых документов, касающихся кадрового делопроизводства и учета работников РК;
 
Нахожу ошибки в оформлении и хранении документов;
 
Проверяю содержание кадровых документов на соответствие Трудовому кодексу РК на 2016 год;
 
Выявляю и оцениваю риски наложения штрафов и санкций при проведении проверок и даю рекомендации, как их исправить;
 
Даю рекомендации по улучшению кадрового делопроизводства, хранению и архивированию документов.

1. Административными штрафами за нарушение Трудового кодекса РК;
2. Долгами по заработной плате перед работниками;
3. Доначислениями и штрафами со стороны налоговой за неправильно исчисленные налоги с заработной платы;
4. Судебные споры с работниками;
5. Выплата бывшим работникам огромных компенсационных сумм;
6. Уголовное преследование за нарушение Трудового кодекса РК.

Какие документы я проверяю во время кадрового аудита?
 
 
1. Заявления работников (прием, отпуск, ИПН, увольнения);
2. Трудовые договоры и дополнительные приложения к ним;
3. Приказы о приеме и увольнении работников;
4. Журналы регистрации (договоров, приказов, трудовых книжек);
5. Оформление командировок;
6. Оформление отпусков;
7. Табели учета рабочего времени;
8. Штатное расписание;
9. Персональные данные работников;
10. Оформление материальной ответственности;
11. Трудовые книжки;
12. Правила внутреннего трудового распорядка;
13. Обучение работников за счет средств работодателя;
14. Личные дела работников, включая личные карточки Т2 и учет военнообязанных;
15. Наличие на предприятии нерезидентов, работников, работающих в тяжелых и (или) вредных условиях труда, совместителей.

г. Павлодар                                                	 «_____» _____________ 2018 г.

Товарищество с ограниченной ответственностью «…» в лице директора, действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем по тексту «Заказчик», и

Товарищество с ограниченной ответственностью «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР» в лице директора Лебедь Алексея Алексеевича, БИН 121140004449, ИИК KZ69926050119U101000, АО «Казкоммерцбанк, БИК KZKOKZKX, юридический адрес: РК, 140000, г.Павлодар, ул. Пл. Победы, 5Б, офис № 311, именуемый в дальнейшем по тексту «Исполнитель» заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА:
 
1.1 Заказчик поручает, а Исполнитель обязуется провести внутренний кадровый (правовой) аудит — независимую проверку наличия необходимых кадровых документов, правильности их ведения и заполнения в соответствии с нормами действующего трудового законодательства Республики Казахстан по состоянию на июнь 2018 года. В рамках оказания услуги:
 
1.1.1 оценивается текущее состояние кадровой документации Заказчика,
 
1.1.2 производится оценка финансовых и правовых рисков, связанных с некорректным применением норм трудового законодательства при составлении кадровых документов и осуществлении кадровых процедур со стороны Заказчика,
 
1.1.3 путем составления правового заключения с указанием ошибок, неточностей, нарушений даются рекомендации по исправлению и дальнейшему ведению всего объема кадровых документов, имеющихся в наличии в организации Заказчика.
 
 
1.2 Метод проведения внутреннего кадрового аудита выбирает Заказчик, и выбранный метод влияет на конечную стоимость оказания услуги. Указать:
 
1.2.1 Выборочный метод путем отбора специфических элементов кадрового учета и анализа части кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем. Документы, указанные в пункте 1.5. настоящего Договора, рассматриваются на условиях выборки каждого вида документа, предоставленного Заказчиком, без проведения сверки каждого документа на соответствие друг с другом.
 
1.2.2 Сплошной метод путем отбора всех элементов кадрового учета за последние пять календарных лет. При проведении внутреннего кадрового аудита методом сплошной проверки производится сверка каждого документа на соответствие с производными от него документами за каждый календарный год.
 
1.3 Объем выборки для составления письменного отчета определяется Исполнителем в одностороннем порядке на основании принципов достаточности и разумности.
 
1.4 Услуга состоит из 2 (двух) основных этапов работ: сбор информации и составление письменного отчета.
 
1.5 На первом этапе представителями Исполнителя выполняется работа на территории Заказчика по изучению, выявлению и фиксации фактов нарушения ведения кадровой документации, а также предоставляется устная консультация для уточнения данных из кадровых документов Заказчика. На этом этапе Исполнитель осуществляет кадровый аудит следующих кадровых документов и процедур:
 
1.5.1 анализ правильности ведения кадрового учета организации;
 
1.5.2 анализ правильности оформления трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
 
1.5.3 анализ правильности оформления первичной учетной кадровой документации (приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, о прекращении трудовых договоров, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, о направлении в командировку, командировочных удостоверений, служебных заданий и отчетов об их выполнении, графиков отпусков, штатного расписания, личных карточек работников, табелей учета рабочего времени, должностных инструкций);
 
1.5.4 анализ ведения и хранения трудовых книжек работников;
 
1.5.5 анализ содержания правил внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права;
 
1.5.6 анализ кадрового оформления трудовой деятельности иностранных граждан (при необходимости);
 
1.5.7 выявление отсутствующих, но обязательных согласно трудовому законодательству кадровых документов;
 
1.5.8 анализ договоров о полной материальной ответственности;
 
1.5.9 анализ правильности оформления гражданско-правовых договоров с физическими лицами на выполнение работ и оказание услуг;
 
1.5.10 анализ полноты, эффективности и правильности системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов.
 
1.6 На втором этапе Исполнитель готовит письменный отчет о состоянии кадровой документации по результатам проведения внутреннего кадрового аудита. Определение целесообразности и непосредственная практическая реализация рекомендаций Исполнителя являются прерогативой Заказчика и осуществляются на его усмотрение
…….. Продолжение документа смотрите здесь.
 

 

• На первом этапе выполняется работа на территории Заказчика по изучению, выявлению и фиксации фактов нарушения ведения кадровой документации, а также предоставляется устная консультация для уточнения данных, полученных из кадровых документов Заказчика. Срок выполнения работ по 1 этапу — 10 рабочих дней с момента оплаты услуг.

 

• На втором этапе Исполнитель готовит письменный отчет о состоянии кадровой документации по результатам проведения внутреннего кадрового аудита. Второй этап выполняется на территории Исполнителя в течение 10 рабочих дней с момента окончания первого этапа.