
Рубрика: Заметки ревизора
Недавно я начала цикл статей под кодовым названием «Как работник нарушает права работодателей». Все мы давно привыкли, что работодатели, пользуясь юридической безграмотностью работников и экономическим превосходством, лихо обманывают работников: заставляют задерживаться на работе, не платят зарплату, не отпускают в отпуск. Список можно продолжать.
Но у любой медали существует и обратная сторона. Очень часто жертвами становятся сами работодатели, и в практике я очень часто встречаю подобные истории. А объединяет их халатность предпринимателя и неумение/незнание того, как правильно оформлять кадровые документы.
Начнем.

Продолжим. Сей замечательный работник сразу был допущен к клиентам фирмы. Звонил, предлагал разместить рекламу, выезжал к клиентам в офис на презентацию возможностей рекламной компании, заключал договоры на размещение рекламы и, конечно, получал от клиентов деньги. И вот как-то раз менеджер не донес до кассы работодателя сумму в размере 150 000 тенге.
Сумма вроде и небольшая, но это кража, совершенная на рабочем месте, это ущерб репутации фирмы-работодателя. Покажу вам еще пару примеров, чтобы вы поняли, что случай далеко не единичный:
Ситуация (орфография сохранена): Примерно пару месяцев назад в офис по изготовлению визиток пришел клиент.
Получил заказа (доказательства есть), заплатил менеджеру.
Менеджер деньги до кассы не донес (менеджер непосредственно работает с кассовым аппаратом).
Есть объяснительная с признанием менеджера в хищении («взял деньги, чтобы отдать кредит, обязуюсь вернуть как только смогу»).
Договор о материальной ответственности с менеджером заключен.
Информация о том, был ли привлечен менеджер к дисциплинарной ответственности пока не располагаю ? .
Сейчас человек скрылся, не отвечает на звонки.
Ситуация (орфография сохранена): В апреле 2012 года девушка устроилась работать торговым представителем в фирму «ЕСК Компани». Алина Васильченко развозила по городским магазинам и в районы молоко в тетрапакетах, собирала деньги за товар и сдавала в кассу. В конце февраля выявили недосдачу на сумму 3 миллиона 754 тысячи тенге.
Проверили магазины, выснилось, что долгов за проданное молоко у них не было. Васильченко говорила, что некоторым магазинам давала товар под реализацию, однако директор фирмы пояснил, что с этими торговыми точками договор консигнации они не заключали.
Васильченко на суде сказала, что ей не верно вменили сумму ущерба, ее фактический долг перед работодателем 1 миллион тенге.
В ноябре 2013 года она дала деньги, полученные от продажи молока, знакомому в долг, однако последний их не вернул.
//hr.kazinvoice.kz/po-stopam-rabotnikov-prestypnikov/Когда мы начали разбираться в этом деле, выяснилось, что обе фирмы – и рекламная компания и ее клиент – нарушили все мыслимые и немыслимые требования закона:
- Менеджер по рекламе работал без оформления трудовых отношений. Что уже само по себе является нарушением трудового законодательства и влечет за собой штрафы в размере от 40 МРП (от 80 000 тенге).
- Естественно, договор материальной ответственности тоже заключен не был. А нет договора, нет и возможности доказать, что работник являлся материально-ответственным лицом.
- Бухгалтерия фирмы-работодателя халатно относилась к своим обязанностям. Точнее, экономил директор рекламной фирмы. Он несколько лет назад принял на работу толковую девочку. Девочка составляла медиа-план, работала с клиентами и сотрудниками как менеджер, и позже взяла на себя еще и участок бухгалтерии. Директор экономил на зарплате немалые деньги. Итогом такой экономии можно считать полный бардак в бухгалтерской и управленческой отчетности. Но дела у фирмы шли хорошо, клиенты шли косяком и о таких «мелочах» никто не задумывался.
- Менеджер-бухгалтер (наша девочка) взяла за правило облегчать себе работу там, где это возможно. Под прицел попал участок дебиторской задолженности. Схема была построена великолепно. По составленному медиа-плану девочка звонила в клиентские компании и уведомляла о сумме задолженности. И сообщала имя менеджера, который придет за деньгами. Дальше она отправляла менеджеров за задолженностью к клиенту без доверенности на получение денег. Что дает нам оформленная доверенность? Только тот факт, что компания-работодатель доверяет своему сотруднику получить деньги от своего дебитора.
- Бухгалтерия клиента не запросила от работника рекламной фирмы ни доверенности, ни приходно-кассового ордера, ни фискального чека. Очень часто бухгалтерия перестраховывается и требует взамен денег полностью оформленные кассовые документы: ПКО, фискальный чек, доверенность, тем самым защищая себя от неправомерных действий третьих лиц.
- Бухгалтерия клиента пошла дальше, менеджер, получивший деньги, не расписался ни в одном документе (например, РКО) и не оставил копию своего удостоверения личности. То есть посторонний человек по звонку пришел и получил деньги в размере 150 000 тенге. Бухгалтерия, халатно игнорируя Правила ведения бухгалтерского учета, ни моргнув, выдает из кассы деньги, не оформляя кассовые документы!

Работодатель даже не написал заявление в полицию. Трудовые документы не оформлены, поэтому работодатель не может заявить, что деньги украдены. Деньги украдены-то посторонним физическим лицом у фирмы-потребителя рекламных услуг.
Клиентская компания свою «миссию» по оплате рекламных услуг выполнила и на полном серьезе считала, что все претензии необходимо предъявлять менеджеру-вору. Сильно подозреваю, что бухгалтер клиентской стороны тоже была «недооформлена». Явно с ней не был заключен подробнейший договор о полной материальной ответственности с полным перечнем должностных обязанностей.
Что нужно было сделать предпринимателям, чтобы избежать таких неприятных ситуаций?

✔ Заключить трудовой договор;
✔ Заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
✔ Передать работнику товарно-материальные ценности и запасы по акту приема-передачи или в подотчет по разовому документу;
✔ Составить подробнейшую должностную инструкцию с полным перечнем обязанностей работника.

✔ Разработать бизнес-процесс «Получение денежных средств от клиентов за оказанные услуги», где подробно расписать что, как и кем должно выполняться;
✔ Минимизировать риски и соблазн работников и договориться с клиентами о безналичном варианте расчетов;
✔ Согласно медиа-плану на каждую сумму к получению от клиентов выписывать доверенность. Даже на 1 000 тенге;
✔ Составить письмо с уведомлением клиентов о порядке взаиморасчетов и отправить письмо клиентам по почте заказным письмом с уведомлением или прописать данные действия в договорах;
✔ Установить время для своих работников, в течение которого менеджер должен сдать полученные от клиентов деньги в кассу предприятия. Если работник задерживается, он должен отзвониться курирующему менеджеру и доложить о задержке. В случае несообщения менеджером причин задержки и фактической неявки на работу в течение 1 часа после условленного времени, работодатель оставляет за собой право обращаться в полицию с заявление о хищении денежных средств. Уголовное дело возбуждается, если украдено больше 1 000 тенге!


Только при соблюдении подобных средств безопасности можно говорить о сохранности бизнеса и материальных ценностей работодателя. Продолжение следует.
С уважением Алексей Лебедь
Внутренний аудитор и ревизор
Профессиональный бухгалтер РК
Налоговый консультант 1-й категории
ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР»
Ревизорские проверки малого и среднего бизнеса. Репетиция налоговой проверки.
39-32-02, 8 705 407 22 11
Электронная почта: kz782254@yandex.kz Скайп: aleksey_kaznano
Адрес: Республика Казахстан, 140000, г. Павлодар, ул. Желтоксан (бывшая ул. Володарского) 7, кв. 4