Что общего между эко-туром в дикий лес и кадровым аудитом?

Кадровый аудит

Что общего между эко-туром в дикий лес и кадровым аудитом?
 
Что общего между эко-туром в дикий лес и кадровым аудитом?
 
Рубрика: Кадровый аудит
 
Была на общем массаже у любимой Larissa Pudina и спросила про модный нынче эко-отпуск в Алтае. Давно мне идея эко-туризма сердце бередит: отсутствие нормального отпуска дает о себе знать. А тут природа, воздух, команда единомышленников, туристская романтика и прочее.
 
В общем, поделилась с Ларисой мыслью о таком отдыхе и сомнениях: вот душа неспокойна.
 
Лариса как начала задавать мне вопросы:
 
*** а будет ли врач (фельдшер, медсестра)?
*** есть ли страховка?
*** сопровождает проводник (уровень его подготовки) или сами?
*** обеспечиваются ли туристы спальниками, ковриками, специальным и групповым снаряжением?
*** знают ли организаторы и сопровождающие группу лица, как оказать помочь в критической ситуации, как вызвать помощь и т. д.?
*** что произойдет, если резко ухудшатся погодные условия?
*** где укрываться в ненастье и т.д.?
 
Послушала я Ларису и сделала вывод, что всего этого в путевке не было. Не поехала, ведь жизнь и здоровье дороже.
А позже пришла на ум аналогия с кадровым аудитом.
 
Клиенты из РФ мне интересные попались. У них в Казахстане 2 филиала: 1 в Актобе, 2 у нас в Павлодаре. Но местный филиал совсем микро — работают 2 человека, а вот филиал в Актобе работает в полную силу.
 
Сначала хотели заказать общий кадровый аудит, потом переиграли — подавай аудит Положения об оплате труда. Не проблема, сделаем и такой. А теперь и вовсе пропали. Я на них потратила почти 2 месяца с перерывами.
 
По некоторым моментам и вовсе не сошлись: я должна была подписать соглашение о конфиденциальности на сумму 50000 рублей (всего-то 250 000 тенге с учетом того, что услуга в 2,5 раза дешевле). А самое главное, что они не определили параметры конфиденциальности: по бумагам Заказчик находится в Актобе, в реальности — Россия. То есть отчет по кадровому аудиту и рекомендации попадут в руки не заказчику, а чуть ли не постороннему лицу. Не будет ли это нарушением конфиденциальности с моей стороны??? На тот простой вопрос мне никто так и не ответил.
 
Переговоры зашли в тупик. Я никого не беспокою, у меня работы хватает. Они смолчат, наверное, рассматривают еще несколько вариантов.
 
Но прежде чем заключать договор с другой фирмой, я бы им и другим сомневающимся, порекомендовала следующее:
 
>>> Запросить образец договора на проведение кадрового аудита
>>> Запросить образец отчета по кадровому аудиту
>>> Узнать, какими нормативно-правовыми актами помимо Трудового кодекса РК будут руководствоваться специалисты при выполнении кадрового аудита ваших документов
>>> Выясните, знакомы ли они с вашей спецификой или им все равно: Трудовой кодекс в РК ведь един?!
>>> Узнайте, каким образом исполнитель будет собирать нужные ему сведения для работы (у меня есть специальная очень подробная анкета)
>>> Какие виды рисков будут рассматриваться при проведении кадрового аудита?
 
Почему это важно? Потому что в кадровом аудите упор должен быть сделан не на цену, а на ценность: на тот конечный продукт, который вы получите в ходе выполнения услуги.
 
Спросите себя и исполнителя: Как я смогу в дальнейшем использовать ваш отчет по кадровому аудиту?
 
!!!! Услышали невнятное «ну…. ээээ …. м-м-м» — делайте ноги от такого профи.

!!!! Услышали четкий ответ на свой вопрос, поняли о чем, разобрались как — поздравляю! Смело заключайте договор.

>>> Только еще про материальную ответственность не забудьте — готов ли исполнитель нести материальную ответственность за неправильные рекомендации?
 

Теперь точно все. Хотя нет, если вы не уверены, что кадровый аудит вам вообще нужен, то прочтите для начала мою статью и закажите Чек-лист по кадровому аудиту http://hr.kazinvoice.kz/vuvodu-kadrovogo-aydita/. Проверьте свои документы сначала самостоятельно, потом идите к профи! Удачи!

 
  Перепечатка
 

Лебедь Алексей Алексеевич С уважением Алексей Лебедь
Внутренний аудитор и ревизор
Профессиональный бухгалтер РК
Налоговый консультант 1-й категории
ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР»
Ревизорские проверки малого и среднего бизнеса. Репетиция налоговой проверки.
39-32-02, 8 705 407 22 11
Электронная почта: kz782254@yandex.kz Скайп: aleksey_kaznano
Адрес: г. Павлодар, ул. Крупской, 76, офис 501

Как провести кадровый аудит на предприятии своими силами

Кадровый аудит

Как провести кадровый аудит на предприятии своими силами
 
Как провести кадровый аудит на предприятии своими силами
 
Рубрика: Кадровый аудит
 
Для начала давайте определимся с терминологией. В этой статье мы будет под кадровым аудитом понимать комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, выработку конкретных рекомендаций по исправлению выявленных нарушений, выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах.
 
Именно эта формулировка больше всего подходит предприятиям, которые решились провести аудит самостоятельно, без привлечения специалиста. Несмотря на все увеличивающиеся штрафные санкции за нарушение работодателями требований трудового законодательства, проведение кадрового аудита довольно непопулярное решение для бизнеса: в нормативно-правовых актах РК такой термин даже и не встречается. Тем не менее, некоторые предприятия решаются провести проверку состояния кадрового учета и делопроизводства для того, чтобы оценить свои имущественные, репутационные и иные риски в сфере оформления трудовых отношений.
 
Предприятия, решившиеся на кадровый аудит, могут преследовать одну или несколько целей. Среди них может быть:

  1. Получение объективной информации о соблюдении компанией-работодателем требований трудового законодательства РК.
  2. Минимизаций возможных рисков со стороны государственных органов во время проведения проверок субъектов бизнеса.
  3. Сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства. В этом варианте кадровый аудит помогает выявить неработающие кадровые процедуры, излишние цепочки в процессе разработки, согласования и утверждения кадровых документов, увеличивающих бюрократическую нагрузку на бизнес-процессы.
  4. Выявление основных кадровых проблем, скрытых и потенциальных источников угроз и рисков, связанных с персоналом и его управлением.
  5. Самозащита от недобросовестных действий работников, которые можно предупредить, проведя своевременную ревизию кадровых документов и процедур.
  6. Предварительная проверка действий работодателя (работника, ответственного за ведение кадрового учета) при возникновении трудового спора.
  7. Проверка инспекторов, специалистов или руководителя отдела кадров при смене руководящего состава, при смене работника, ответственного за ведение кадрового учета на предприятии.
  8. Проверка кадровых документов до подачи в местный орган по инспекции труда заявки на получение сертификата доверия.
  9. Проведение предварительной оценки состояния кадрового документооборота до приведения кадровой документации в соответствие с действующим законодательством и/или передачи в архив.

 
Указанный список не является исчерпывающим, и работодатель может инициировать проведение кадрового аудита по иным основаниям.
 
Отталкиваясь от озвученной формулировки и целей проведения проверки, мы можем выделить три этапа кадрового аудита. Это диагностика состояния кадрового документооборота (выявление ошибок), планирование мероприятий по внесению исправлений в имеющиеся кадровые процедуры и устранение выявленных нарушений.
 
При этом у каждого этапа есть свои стадии, которые желательно не игнорировать для того, чтобы провести процедуру проверки кадровых документов в полном объеме. Первый этап – диагностика состояния кадрового документооборота – состоит их следующих стадий:
 

Стадия 1. Принятие решения о проведении кадрового аудита

 
Инициатива о проведении кадрового аудита может исходить от руководителя отдела кадров, главного бухгалтера или коммерческого директора – лица, который самостоятельно не ведет кадровый учет на предприятии, но может инициировать проверку из-за сомнений в квалификации ответственного работника или исходя из других целей.
 

Стадия 2. Предварительная оценка условий для проведения кадрового аудита

 
На этом этапе определяются цели и задачи аудита, сроки, трудоемкость выполнения оценки и бюджет, выделяемый на это мероприятие. Устанавливается состав проверяющих. В зависимости от размеров организации компании и коэффициента текучести кадров, состав проверяющей комиссии может наcчитывать несколько человек.
 
С одной стороны, несколько умов всегда лучше, особенно в пока незнакомом деле. С другой стороны, кто-то должен взять на себя рутинную работу по проверке документов и отражению найденных ошибок в специально разработанной анкете или таблице, другой может составлять отчет о проделанной работе, опираясь на данные анкеты первого проверяющего.
 
Необходимо понимать так же, что работать члены проверяющей комиссии будут либо с отрывом от основной работы либо в режиме совмещения с основной деятельностью. От этого также будут зависеть сроки проведения кадрового аудита. На этой же стадии решается вопрос о периодичности проведения проверки. Возможно, это будет разовое мероприятие, связанное с локальным риском трудового спора. Или же принимается решение о регулярной проверке (один раз в квартал, полугодие или год), выбирается стратегия проведения кадрового аудита, который может быть внешним (силами привлеченных сторонних специалистов) или внутренним (с использованием внутренних ресурсов предприятия).
 

Стадия 3. Разработка программы и плана проведения аудиторской проверки

 
После того, как организационные формальности разрешены, необходимо понимать, что, собственно, будет подвергаться проверке. И как она, проверка, будет проходить. Если мы приглашаем сторонних специалистов, то обязаны соблюсти несколько пунктов: предоставить рабочее место, доступ к массиву документов и помощника при необходимости. Наемный кадровый аудитор обладает методикой и навыками проведения кадрового аудита, соблюдает определенные бизнес-процессы и действует в строгом соответствии с регламентами аудита.
 
Внутренний же проверяющий методическим ресурсом не обладает. Если методика проверки не была скалькирована с международных стандартов проведения аудита, то ее необходимо разработать именно для вашей организации. На этом этапе должны быть разработаны вводные анкеты, опросные листы, в которых проверяющий будет фиксировать найденные нарушения и несоответствия.
 
Возможно, понадобится методическая помощь в виде библиотеки нормативно-правовых актов, которые регулируют не только трудовые отношения, но и регламентируют отраслевые нормы и меморандумы. На эту базу знаний будет опираться проверяющий при проведении проверки и формировании отчета. Удобно все собрать в одном регистре (в бумажном виде) или оцифровать и собрать специальный электронный архив. Так постепенно сформируется база знаний внутренних кадровых аудиторов вашей организации.
 
Как уже упоминалось, кадровый аудит по способу проведения проверки бывает внешний и внутренний. У каждого способа есть свои сильные и слабые стороны. Плюсы внешнего кадрового аудита:
 

  • Независимость результатов проверки – сторонний специалист никак не связан с вашей организацией. Он максимально беспристрастен и сух в своих наблюдениях и суждениях.
  • Знание методологии аудита – сторонний специалист не работает на черновиках, он исследует документы в точном соответствии с прописанными регламентами работы. Его действия не хаотичны, а структурированы. Он не тратит время на согласования, вопросы, не мешает работе сотрудников организации.
  • Высокий профессионализм аудитора – один из самых важных факторов. Внешний аудитор обладает высоким уровнем подготовки, у него есть необходимый практический опыт, знание отраслевых особенностей, наработаны решения типовых проблем у клиентов.
  • Полная материальная ответственность – по договору оказания услуг внешний специалист или привлекаемая организация могут нести материальную ответственность за умышленное искажение данных и умышленное сокрытие ошибок вследствие сговора с третьей стороной, например.
  • Сжатые конкретные сроки – привлеченные внешние специалисты стандартизировали оказываемые услуги, поэтому могут точно указать, в какие сроки будет выполнен тот или иной этап кадрового аудита.
  • Четкие рекомендации – в отчете не используются размытые и бесполезные комментарии.

 
Среди минусов – высокая стоимость таких услуг, незнание внешними аудиторами производственных особенностей проверяемого предприятия, предубежденность сотрудников проверяемого предприятия по отношению к аудиторам, как посторонним лицам. В моей практике были даже случаи повального увольнения кадровиков из компании заказчика кадрового аудита. Считаю, что накаленная ситуация – это итог неправильного донесения информации работодателем до персонала о причинах и последствиях кадрового аудита.
 
Справедливости ради, необходимо разобрать плюсы и минусы внутреннего кадрового аудита. Среди плюсов можно явно выделить следующие:
 

  • Внутренний проверяющий знает особенности производства, тонкости процессов, протекающих в компании.
  • Внутреннего проверяющего сотрудники компании воспринимают доброжелательно, без опасений, что в свою очередь, благоприятно сказывается на результатах внутреннего аудита.
  • Знание внутренними аудиторами специфических каналов коммуникации, действующих в организации, что облегчает получение нужного документа или пояснения.
  • Возможность использовать конфиденциальную информацию в отчетах об аудитах, если эти отчеты не планируются использоваться за пределами организации.
  • Затраты на внутренний аудит значительно меньше, чем на внешний.
  • Отсутствие дефицита времени и средств при подготовке к аудиту, обеспечивающее возможность более тщательно подготовиться к проверке, доступ ко всем данным.

С другой стороны, внутренний аудит проводят чаще не подготовленные специалисты. Критерием обора может служить только наличие специальных навыков. При том, что внутренний проверяющий знает бизнес-процессы и процедуры, он может не владеть методикой проведения кадрового аудита. Кроме этого, внутренний аудитор менее пристрастен, он лоялен или может находится в неявном конфликте с проверяемым подразделением. В таком случае появляется риск невыявления ошибок (незнание, сокрытие результатов работы) или преувеличение вреда от выявленных нарушений. Также новичок может не иметь опыта в структурировании результатов проверки, что затруднит поиск решений и сдвинет дальнейшие этапы.
 

Стадия 4. Сбор и подготовка информации к анализу

 
На этом этапе проверяющий, опираясь на анкеты и опросные листы, определяет объем запрашиваемой информации. Здесь можно пойти несколькими путями: кто-то проверяет кадровые документы по аналогии с бухгалтерией за каждый календарный год. В этом есть своя логика. Но лично я проверяю документы «сплошником», и разбиваю по годам, если в документы вносились корректировки в другом периоде.
 
Задача аудитора определить, какие именно документы он будет запрашивать для изучения: локальные нормативные акты работодателя, личные папки работников, документы по военно-учетному столу и/или по технике безопасности, папки и журналы регистрации приказов, трудовых договоров.
 

Стадия 5. Анализ полученной информации и ее предварительная оценка

 
Истребованные документы необходимо тщательно изучить на наличие отклонений от требований трудового законодательства, на условия, ухудшающие как права работника, так и интересы работодателя. Выявить уязвимые места в документах, чтобы минимизировать риски. Также проверяется внешнее оформление документов, наличие или отсутствие свободного беспрепятственного доступа к ним, условия хранения.
 

Стадия 6. Разработка основных рекомендаций по результатам аудиторской проверки

 
Эта стадия без особого ущерба для компании может быть совмещена со следующей. Но может проводиться и отдельно. Здесь группа проверяющих встречается с основным инициатором кадрового аудита для оглашения предварительных выводов.
 
Очень часто бывает, что эта стадия позволяет пролить свет на те или иные процедуры, принятые в организации. Допустим, при трудоустройстве новый инспектор отдела кадров продолжил использовать шаблон трудового договора, который до него использовал предыдущий кадровик. На предварительной беседе такие нюансы выявляются и помогают составить общее представление о работе всего отдела.
 

Стадия 7. Составление отчета об аудиторской проверке

 
Самая важная стадия: описать весь ход, результаты и выводы аудиторской проверки, а также рекомендации в соответствующем отчете. Результаты аудиторской проверки нужно обязательно сопоставить с программой аудита на предмет полноты и прозрачности представленных рекомендаций и достижения целей проведения кадрового аудита.
 
Отчет содержит перечисление найденных нарушений, указание на нарушенную или искаженную юридическую норму, риски, связанные с эти нарушением, оптимальные варианты решения конкретных проблем. К составлению отчета нельзя подходить формально, он должен стать реальным рабочим инструментом отдела кадров. По результатам отчета и общего впечатления группы проверяющих о стадиях первого тапа кадрового аудита дополняется и уточняется база знаний.
 
Регламент кадрового аудита.
 
Допустим, руководитель отдела по работе с персоналом инициировала проведение аудита трудовых договоров и дополнительных соглашений за последние пять лет. Генеральный директор инициативу поддержал, ознакомился с ценовыми предложениями внешних аудиторских организаций и порекомендовал провести аудит своими силами.
 
После этого руководитель отдела по работе с персоналом определяет круг специалистов, которые будут заниматься проверкой кадровых документов компании. Далее издаются соответствующие приказы и распоряжения, регулирующие вопросы целей и задач кадрового аудита, сроков проведения проверки. Кроме этого утверждается состав комиссии и размер оплаты за выполнение дополнительной работы.
 
После решения организационных вопросов необходимо определиться с объемом необходимых кадровых документов (действуем, исходя из цели кадрового аудита). В нашем случае проверки коснуться трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Но будет ли наша комиссия сплошным методом проверять все документы или будет действовать по принципу каждый пятый документ подпадает под проверку – это решать необходимо загодя.
 

Цель кадрового аудита Объем проверяемых документов
Комплексный Все документы, имеющиеся в компании, перекрестным методом
Аудит отдельных кадровых документов Трудовой договор, карточки Т2
Обзорный аудит Все кадровые документы по 2-3 экземпляра


Ревизия кадровых документов
 
Если кадровый аудит проводит несколько специалистов, то логичнее разделить их участие по этапам. Один проводит ревизию кадровых документов – выясняет наличие обязательных с точки зрения трудового законодательства документов и обязательных с точки зрения отрасли и требований внутренних регламентов работодателя. Этот же специалист может оценить внешнее состояние документов, способ их сортировки, регистрации, хранения. И провести оценку содержания документов на наличие обязательных реквизитов, указания наименования документа, авторства и адресата, сроков хранения и регистрационных номеров.
 
Второй специалист уже исследует отобранные документы на предмет соответствия требованиям различных нормативно-правовых актов, проводит построчный анализ кадровых документов законодательным актам РК в сфере трудовых отношений и вносит найденные нарушении в специальный опросный лист, анкету или журнал. Он тоже может изучать документы на наличие основных реквизитов, но это уже будут подписи, печати, сведения о работнике и работодателе, сведение о наименовании должности, характере работ, условиях труда. Документы могут изучаться по действию во времени от даты создания, утверждения до вступления в силу или утраты юридической силы.
 
В зависимости от целей аудита документы могут сравниваться между собой на выявление разночтений, искажений и прочих несоответствий.
 
Все найденные нарушения фиксируются с указание документа, в котором была найдена ошибка, чтобы при подготовке отчета можно было вернуться к документу и описать ошибку более подробно.
 
После того, как отобранные кадровые документы проверены, бывает целесообразно провести предварительную встречу с заказчиком аудита. В нашем случае – это начальник отдела по работе с персоналом. Также могут быть опрошены работники, непосредственно участвовавшие в процессе создания проверяемых кадровых документов. Такая беседа поможет выявить неочевидные проблемы в отделе, указать на наличие существенных препятствий для более качественного выполнения работы. Может выясниться, что техника и морально и физически устарела и замедляет выполнение операций в два-три раза. Или работник, ответственный за участок оформления приема на работу, уже два года не повышал квалификацию. Или то, что используются шаблоны с опечатками и ошибками в тексте.
 
Оформление результатов кадрового аудита
 
Последняя стадия первого этапа – это оформление отчета, который должен включать в себя все найденные нарушения, рекомендации по исправлению ситуаций и план работ. В отчете отражается текущее состояние дел, выявленные проблемные зоны, возможные риски, рекомендации по решению обнаруженных проблем и минимизации рисков.
 
Закрывающий этап кадрового аудита – это исправление сложившейся ситуации всеми законными способами.
 
  Перепечатка
 

Лебедь Алексей Алексеевич С уважением Алексей Лебедь
Внутренний аудитор и ревизор
Профессиональный бухгалтер РК
Налоговый консультант 1-й категории
ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР»
Ревизорские проверки малого и среднего бизнеса. Репетиция налоговой проверки.
39-32-02, 8 705 407 22 11
Электронная почта: kz782254@yandex.kz Скайп: aleksey_kaznano
Адрес: г. Павлодар, ул. Крупской, 76, офис 501

Выводы кадрового аудита: самые распространенные ошибки в кадровом учете

Кадровый аудит

Выводы кадрового аудита: самые распространенные ошибки в кадровом учете МСБ. Кодекс новый, не всем понятны его термины. Да и что лукавить: не все и раньше четко понимали, как необходимо вести кадровый учет работников, чтобы не нарушать их права и соблюдать свои интересы.
 
Выводы кадрового аудита: самые распространенные ошибки в кадровом учете
 
Рубрика: Кадровый аудит
 
С введением нового Трудового кодекса Республики Казахстан в 2016 году предприниматели МСБ немного зашевелились. Кодекс новый, не всем понятны его термины. Да и что лукавить: не все и раньше четко понимали, как необходимо вести кадровый учет работников, чтобы не нарушать их права и соблюдать свои интересы.
 
С начала года я провела уже несколько кадровых аудитов (подробнее о том, как я провожу кадровый аудит), а здесь вы прочтете зачем нужно проводить кадровый аудит. А в одноклассниках открыла чат под кодовым названием «Вопросы-ответы по новому Трудовому кодексу«. Отклик хороший, но пишут, в основном, работники.
 
 
 
Какие выводы я сделала:
 
1. Проблемы у предпринимателей остались те же — невыплата заработной платы в установленные сроки, невыплата компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, вывод работников на работу в выходные и праздничные дни под угрозами увольнения, неправильное оформление кадровых процедур в целом. Есть и рецидивисты: те, с кем я сталкивалась уже не один раз, и они все равно нарушают.
 
2. Предприниматели пребывают в нерушимой уверенности, что им ничего не угрожает. Они просто не сталкивались с грамотным отпором, трудовыми спорами, потерей времени и денег, крупными штрафами — от 30 МРП (примерно, от 60 000 тенге) и выше.
 
3. Предприниматели не интересуются (в большей своей массе) тем, как правильно вести кадровый учет, что и КАК делают их работники отдела кадров. Большую часть кадровиков Павлодара надо переобучать, потому что так работать просто нельзя! Элементарная безграмотность, ошибки в приказах, трудовых договорах, несоблюдение или незнание сроков, незнание НПА в области оформления трудовых отношений.
 
4. Работники все также инертны и бояться отстаивать свои позиции (пишут в личку, читают, но открыто своих проблем не озвучивают или пока присматриваются). Но я думаю, что через какое-то время ситуация может в корне измениться. А это означает массовые коллективные иски, треволнения и большие штрафные санкции в отношении предпринимателей.
 

Господа — предприниматели! Есть ли у вас сомнения в правильности ведения кадрового учета и делопроизводства в вашей фирме — обращайтесь за помощью к профессионалам, не усугубляйте свои проблемы. Всегда есть возможность провести кадровый аудит, чтобы вовремя исправить ошибки!

 
  Перепечатка
 


Я, Екатерина Лебедь
 
Эксперт в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства РК в МСБ. Бизнес-спикер для специалистов, ведущих кадровый учет.
 
Сотовый / WhatsApp: +7 777 428 97 11 Email: 781120kz@mail.ru
 

Зачем нужно проводить кадровый аудит в компаниях Казахстана?

Кадровый аудит

Вы обязаны принять человека на работу, заключить с ним трудовой договор, подписать должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, оформить приказ о приеме на работу, передать копию приказа в бухгалтерию.
 
Зачем нужно проводить кадровый аудит в компаниях Казахстана?
 
Рубрика: Кадровый аудит
 
Наверное, 80% предприятий в Казахстане не ведут кадровый учет. Из них большая часть даже не подозревает о том, что кадровый учет должна вести любая компания, даже на «упрощенке», даже с 2-мя работниками «на борту». Почему?
Потому что вести учет кадров в Казахстане – это прямая обязанность работодателя.
 
Согласно трудовому законодательству Республики Казахстан работодатель обязан принять человека на работу, заключить с ним трудовой договор, подписать должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, оформить приказ о приеме на работу, передать копию приказа в бухгалтерию.

  1. Бухгалтерия вносит нового работника в бухгалтерскую программу 1С и при наличии табеля учета рабочего времени начисляет работнику заработную плату, а на основании ваших приказов – премии, бонусы и компенсации;
  2. Работник может написать заявление о переводе, о предоставлении отпуска, отпроситься на сессию, свадьбу, похороны или принести больничный лист;
  3. Работника могут вызвать повесткой в суд или в военкомат. Или же вы отправляете работника на обучение или командировку. Работника могут обязать выплачивать алименты.

А если у вас 10-30-100 работников. Представьте, каким комом ежедневно накатываются кадровые процедуры на вашего кадровика, бухгалтера или вас лично? Это и есть кадровый учет.
 
Теперь давайте рассмотрим второй вопрос: Почему важно вести кадровый учет?
 
кадровый учет

Очень долгое время в Казахстане не уделялось должного внимания кадровому учету и делопроизводству. Почему? Не было достаточной штраф-системы. То есть за недоначисление налогов штрафовали, за несвоевременную сдачу налоговой отчетности – тоже. Причем эта система ежегодно видоизменялась и ужесточалась.

С кадровым учетом все было куда плачевнее. Максимум, что могло грозить вам – это визит государственного инспектора по труду и в совсем редких случаях – трудовой спор в суде. Но работники стали грамотнее, читают законы, консультируются с юристами по поводу защиты своих прав, лихо «выбивают» зарплату у должников, и на мой субъективный взгляд (я все-таки больше предприниматель, нежели кадровик) обладают куда большими правами, чем добропорядочные предприниматели. Почему? Кратенький пример:

 

Вы работодатель. И вы не выплатили работнику заработную плату за август 2015 года. Куда может пожаловаться работник? Инспектору по труду, в налоговую, прокуратуру, может обратиться в суд.
 
  Ваш работник написал заявление об увольнении 05.07.2015 г. Вы не возражаете, чтобы работник уволился, но не раньше 04.07.2015 г. Работник не согласен с вашим решением и не выходит на работу вообще. Куда может пожаловаться работодатель? Правильно: ни-ку-да!

 
Представляете? То есть вы и трудовым законодательством не сильно-то защищены, а вы еще и кадровый учет не ведете в полном объеме. К чему это может привести?
 
кадровый учет

  1. Работник украл, а вы доказать не сможете;
  2. Работник сломал дорогое оборудование, а взыскать вы не сможете;
  3. Работник уходит в запой, приносит липовые больничные, а вы его и уволить не можете;
  4. Работник не подчиняется вам, увольняться не хочет, а вы уволить его не можете;
  5. Работник пьет на рабочем месте, вы неправильно оформляете увольнения, так он еще и восстанавливается по суду, а вы ему выплачиваете заработную плату за время отсутствия на работу по причине вынужденного прогула.

 
 
 
 
Как вам перспектива? Уже подсчитали свои убытки? Остались сомнения?
 

Рассчитать расходы на своего бухгалтера

(Введите только оклад работника)

 
Теперь понимаете, что вести кадровый учет все же нужно. И это я еще вам пример реальных судебных дел не приводила. Можете сами почитать: Ошибки в приказах, которые могут вам стоить очень дорого.

 

Резюмирую 2 блока:
 
1. Кадровый учет в Казахстане вести не просто нужно, а необходимо!
 
2. Правильное и своевременное ведение кадрового учета поможет вам избежать претензий со стороны проверяющих, необоснованных исков работников, а в некоторых случаях защитит от мошенничества со стороны работников.

 
Что же делать, если кадровый учет не велся или на этом участке была сильная текучка кадров и документооборот в полном беспорядке или отсутствует вовсе?
 
кадровый учет

Правильный ответ – восстанавливать запущенный кадровый учет.

Как это сделать? Для начала лучше всего провести процедуру кадрового аудита. Сейчас же опишу очень кратко:

  1. Вооружаетесь Трудовым кодексом РК и другими НПА (их общее количество достигает 30 видов, вам понадобятся только те, которые вам подходят по профилю организации и кадровым ситуациям);
  2. Собираете все документы (вытряхиваете все папки, делаете запрос в бухгалтерию, просите работников принести личные данные);
  3. Составляете список – необходимый кадровый минимум, который должен быть на вашем предприятии;
  4. Далее сверяете этот список с имеющимися в наличии документами;
  5. Если чего-то нет, придется составлять документы заново.

Вы можете провести процедуру самостоятельно.
А можете заказать аудит мне. Я обязательно помогу вам:

  1. Найти слабые стороны у кадровых документов;
  2. Укажу на ошибки, которые приведут предприятие к штрафам;
  3. Или сделают вас уязвимым в трудовом споре с работниками.

 

Важно: аудит необходимо оформить конкретным документом – это будет ваш путеводитель в процессе восстановления кадрового учета.

 
Проверка локальных нормативных актов: Правила внутреннего трудового распорядка
 

Требования законодательства к кадровым процедурам, срокам и порядку оформления документов Ссылка на нормативный акт, который регламентирует обязательность проведения данной процедуры, порядок соблюдения сроков и оформления кадровых документов Отметка о соблюдении процедуры, комментарии и выписки из текста локальных актов
Учет мнения представительного органа работников НЕ СООТВЕТСТВУЕТ УСТАНОВЛЕННЫМ ТРЕБОВАНИЯМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

НЕ ЗАЩИЩАЕТ ИНТЕРЕСЫ РАБОТОДАТЕЛЯ

П. 2 Правил предусматривает утверждение, и внесение изменений в Правила с учетом мнения представительного органа работников


Какие этапы содержит мой отчет на 30-70-120 листах!?
 

  1. Шаг 1-й Сбор предварительной информации об организации;
  2. Шаг 2-й Ревизия имеющихся в наличии документов;
  3. Шаг 3-й Оценка качества документов (содержание, оформление, регистрация, хранение);
  4. Шаг 4-й Ревизия основных кадровых процедур;
  5. Шаг 5-й Проверка по типичным нарушениям;
  6. Шаг 6-й Ответственность за нарушения: уголовная и административная ответственность;
  7. Шаг 7-й План работ по восстановлению самых важных участков.

 

После того, как вы провели аудит кадровых документов, можно приступать к восстановлению утраченных или неправильно оформленных документов.

  1. Каждый имеющийся документ или тот, который составляете, обязательно исследуете на предмет соответствия законодательству;
  2. Готовые документы распечатываете, раскладываете по папкам, регистрируете в журналах и приглашаете работников на ознакомление. Имейте в виду: кадровые документы хранятся 75 лет, некоторые 5 лет. Нельзя уничтожать документы работников после того, как они уволились из вашей организации;
  3. Обязательно расписываетесь сами, ставите печати и храните документы в архиве.

 
Просто? Как бы не так! Не забудьте все данные сверить с бухгалтерией, иначе придется все переделывать!
 
Хотите сами проверить себя? Заберите свой чек-лист по кадровому аудиту и уже сегодня вы сможете понять, в каком состоянии находится ваш кадровый учет.

  1. Если вы не хотите тратить свое время на возню с «бумажками»;
  2. Если у вас нет подходящего опытного специалиста;
  3. Ваши работники перегружены и не смогут взять на себя дополнительный объем;
  4. Если вам нужно было восстановить учет еще «вчера».

 
  Перепечатка
 


Я, Екатерина Лебедь
 
Эксперт в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства РК в МСБ. Бизнес-спикер для специалистов, ведущих кадровый учет.
 
Сотовый / WhatsApp: +7 777 428 97 11 Email: 781120kz@mail.ru
 

Кадры – это бомба замедленного действия

Кадровый аудит

Кадры – это бомба замедленного действия
 
Кадры – это бомба замедленного действия
 
Рубрика: Кадровый аудит
 
Я работаю в области трудовых отношений: помогаю предпринимателям отстоять свои коммерческие интересы, а работникам – защитить свои права. И, как вы думаете, с чем я сталкиваюсь почти ежедневно? С преступной халатностью всех сторон трудовых отношений.
 
Нарушают все: и предприниматели, и работники. НО хуже всего, когда эти две стороны страдают от некомпетентных действий государственных инспекторов труда или консультантов.
 
Сегодня я бы хотела поговорить именно про кадровую безопасность бизнеса. Что это такое в моем понимании и почему соблюдение кадровой безопасности необходимо для любого, даже микро-бизнеса?
 
Когда вы видите слово «безопасность», какие ассоциации у вас возникают? Охрана, полиция, защита. Кто-то сопоставляет с техникой безопасности. Все эти элементы скрываются за понятием «кадровая безопасность».
 

Кадровая безопасность – это комплекс мероприятий, которые помогут вам избежать штрафов, утечки знаний и коммерческой информации, и защитят от халатных или умышленных действий работников.

 

Четыре фактора кадровой безопасности
 
Четыре фактора кадровой безопасности

 
Чтобы обеспечить кадровую безопасность на высоком уровне, вам нужно будет соблюдать четыре самых важных фактора, которыми являются:
 
маркер Кадры, т.е. люди, которых вы нанимаете на работу или с которыми сотрудничаете.
маркер Кадровые документы, т.е., та информация, которую вы составляете и оформляете ежедневно.
маркер Проверка данных – их содержание, передача и хранение.
маркер Контроль исполнения своих же распоряжений, инструкций и т.п.
 
 
Четыре фактора кадровой безопасности
 
Выстраиваем работу с кадрами

 
Чтобы вести бизнес, вам понадобятся люди: работники, клиенты и партнеры. Всех этих людей необходимо тщательно подбирать, выбирать и отсортировывать. Именно таким скрупулезным отбором вы защитите себя и свой бизнес от недобросовестных личностей.
 
Чтобы вести бизнес, вам понадобятся люди: работники, клиенты и партнеры Как проверять, решать вам: кто-то нанимает целую службу безопасности, кто-то доверяют такую работу сторонним компаниям. Кто-то активно работает с рекомендательными письмами и делает запросы в предыдущие организации, с которыми работал претендент и/или соискатель.
 
Что проверять: биографические данные, места работы, службы, приводы в милицию, работа с сомнительными лицами, коррупционерами. Состояние здоровья, отношение к алкоголю, наркотикам. Наличие кредитов, карточных долгов. Отношение к религии, членство в сектах, религиозных или оккультных организациях. Связи с конкурентами, наличие собственной фирмы, зарегистрированного ИП, неудачный в прошлом бизнес. Вся эта информация поможет вам принять правильное решение при заключении контракта, партнерского соглашения или при приеме на работу.
 
Почему с кадрами надо так тщательно работать?
Все просто: если вы сами себя не защитили, то готовьтесь к тому, что:
 
маркер Ваш бизнес могут увести – развалить структуру, перевести работников в другую организацию, рейдерским захватом забрать оборудование. И вам придется начинать все заново.

маркер Работники могут совершить хищение. При условии, что вы создаете для кражи благоприятные условия. Вы не проводите ревизий, не заключаете договоров материальной ответственности, не защищаете информацию, у вас нет охраны и/или средств сигнализации.

маркер Работники могут использовать имущество компании в личных целях. Вспомните, как часто ваш работник ездит на служебном автомобиле по личным делам? Как быстро расходуются картриджи и бумага? Как часто горит свет или льется вода в туалете, когда там никого нет? Разворовываются мелкие запчасти или инструменты – их много, ревизий нет. Или из мясокомбината на телах людей выносятся колбасы и сосиски. Вспомнили?!

маркер Работник может вас подставить в критической ситуации – у него может «развязаться язык» в самый неподходящий момент, он сбежит при первых трудностях, он использует вас как проходной этап перед чем-то важным, он трудоустроился специально для того, чтобы увести клиентов. Он может просто уничтожить все документы.

маркер Работник к вам устроился только для того, чтобы стрясти с вас как можно больше денег. Он ловит вас на нарушении трудового законодательства и пишет жалобу государственному инспектору, прикрепляя полный пакет неопровержимых доказательств. Но сначала обращается к вам. И назначает свою цену за молчание. Примеров – масса. Потом как-нибудь расскажу в рассылке.
 

Четыре фактора кадровой безопасности
 
Какие еще риски существуют внутри организации при работе с персоналом?

 
маркер Умышленная порча и уничтожение имущества компании. Встречается реже, чем хищения и кражи или неумышленная порча имущества. Происходит чаще на почве конфликта между работником и руководителем.

маркер Получение заработной платы за невыполняемую работу – излюбленные многими офисными работниками переработки, которые, по сути, никакой фактической работой не подкреплены.

маркер Шантаж квалификацией (незаменимый работник). Очень часто опытные руководители произносят фразу «Незаменимых работников не существует!». Фраза дельная, но очень часто бывает так, что вы вырастили квалифицированного эгоиста – он много знает и умеет, его сложно заменить. Человек пытается манипулировать своей уникальностью, чем мешает гармоничному развитию бизнеса.

маркер Саботаж нововведениям. Без изменений невозможно развитие. Но «старенькие» работники привыкают работать в тех условиях, в которых они трудятся уже не первый год. Им не хочется перемен, они малоподвижны и неактивны. Одним из самых правильных решений в подобных ситуациях является увольнение лидера, остальные начинают подчиняться новым правилам.

маркер Зависимость от главного бухгалтера. На самом деле, довольно распространенная проблема. Главбух – это доверенное лицо, которое знает все уловки и хитрости предприятия. В сложный момент, избегая ответственности, может, используя свои знания, подставить руководителя. Нередки случаи уничтожения документов, подмены и подлога. Частый вид мошенничества – подделка подписей руководителя и/или других работников.

маркер Торговля коммерческими секретами.

маркер Дисциплинарные нарушения.

маркер Создание в коллективе невыносимого морально-психологического климата.
 
 

Четыре фактора кадровой безопасности
 
Оформляем и защищаем кадровые документы

 
Кадровые документы – это особый фактор опасности: вспомните, сколько раз вы издавали заведомо неправомерные приказы или распоряжения?
 
маркер Как часто в порыве гнева лишали премий, налагали штрафы на работников, могли отказать в отпуске, отправляли беременную и/или инвалида в командировку, ночное дежурство?

маркер А ночные ревизии? Знакомо? Все правильно, днем магазин должен работать. Люди же идут. А работники потерпят, я им зарплату плачу.

маркер Не вышел охранник-сменщик? Не беда! Второй день постоит в смене. Работа непыльная, обедом накормлю. Должен же кто-то работать!

маркер Не пришли люди на городской субботник – это важный повод для наложения дисциплинарного взыскания и лишения премий на полгода. Чтобы остальным неповадно было.

маркер Не платите зарплату вообще, задерживаете выплату – вы используете это как инструмент давления над работником, инструмент наказания и манипуляции.

маркер А незаконные увольнения? Сколько их было в вашей практике? Это пока люди просто плюют на длительность процедуры и не бегают по судам. Но время меняется.
 
Именно такие абсурдно-импульсивные действия становятся важным фактором для того, чтобы над вашим бизнесом нависла немая угроза.
 
Если для вас все перечисленное норма, то до окончания спектакля осталось совсем немного. Ждем, когда сосуд терпения у ваших работников переполняется, и они бегут в Управление труда, налоговую, службу экономических расследований, суды со всеми материалами и компроматами на вас.
 
Три варианта того, как будут развиваться события после:
 
Чтобы вести бизнес, вам понадобятся люди: работники, клиенты и партнеры И для вас все еще может хорошо закончится только в том случае, когда работники юридически безграмотны, доказательств мало, а у вас есть хороший защитник.
 
Жалобы в государственные инстанции могут закончиться с печальными последствиями для вас, если у работников есть реальный компромат: «левые» приказы, подписанные вами, фото-видеосъемка, переписка, записи телефонных разговоров, свидетельские показании. А самое главное – работники жаждут вас наказать. Это убойные материалы, которые могут нанести вам значительный урон.
 
Хуже всего, когда у работников есть не только аргументы, но и вожак – юридически подкованный лидер, он силен духом и не привык проигрывать. Вожаком и подстрекателем может быть и ваш конкурент, вы не задумывались над таким исходом событий?
 
 

Четыре фактора кадровой безопасности
 
Что нужно делать, чтобы вам не пришлось отстаивать свою позицию в суде?

 
Кадровые документы – это особый фактор опасности: вспомните, сколько раз вы издавали заведомо неправомерные приказы или распоряжения?
 
маркер Не доверять составление кадровых документов кому попало. Я за всю свою деятельность практически не встречала правильно оформленных документов. При допущении ошибок важную роль играете так называемый человеческий фактор: забыл, не записал, не нашел, пропустил, опечатался, ошибся.

маркерЧитать внимательно то, что вам приносят на подпись. Особое внимание уделить тем документам, в которых упомянуты лишения, наказания и штрафы. Эти три слова должны стать для вас маркерами, стоп-словами. Увидели в кадровом документе слово «штраф» — прочтите документ еще вдумчивее, при малейшем недопонимании требуйте разъяснений.

маркер Если вы, как руководитель, не хотите сами нести ответственность за правильность и своевременность составления документов, назначьте приказом уполномоченное, ответственное лицо. Платите доплату, но сбросьте с себя эту функцию. Тогда при выявлении нарушений в оформлении кадровых документов, при наложении административного взыскания в виде штрафа ответственность нести будете не вы за неквалифицированные действия своих работников, а они сами.

маркерСледить за тем, чтобы кадровые документы были всегда распечатаны, подписаны, зарегистрированы, пронумерованы и подшиты. В этом случае документы не потеряются, вам их всегда оперативно предоставят. И такой документооборот будет сложно подделать в корыстных целях.

маркерНе оставлять оригиналы и свои экземпляры документов в общедоступном месте. Документы должны храниться если не в железных несгораемых шкафах, то в специально выделенном месте. Труднодоступные помещения с железной дверью, деревянные шкафы с непрозрачными дверцами. Вам необходимо предпринять все меры, чтобы ограничить доступ к документам посторонних лиц.

маркерШифровать папки/регистры, чтобы посторонние лица не могли понять содержание документов по корешкам папок. Эта хитрость поможет вам избежать ненужных вопросов и любопытных взглядов посторонних.

маркерПаролировать доступы в информационные программы 1С:Бухгалтерия, различные базы данных, электронные кошельки и т.п.

маркерРазграничить права доступа к папкам и файлом на компьютерах, к программе 1С: Бухгалтерия, базам данным и другим.
 

Заключение

 
Чтобы обезопасить свою компанию, надо учитывать абсолютно все риски, связанные с людьми и документами. Ведь именно они могут стать источником повышенной опасности.
 
Чтобы учесть эти риски и разработать план мероприятий по защите данных, необходимо для начала провести кадровый аудит. Он выявит все потенциальные и существующие риски и поможет принять правильно решение.
 
В следующих статьях я подробно разберу структуру кадровых документов, чтобы вы увидели, как на самом деле обстоят дела именно в вашей компании.
 
А пока рекомендую прочитать статьи про работников-мошенников. Это реальные случаи из моей практики, которые ярко иллюстрируют проблемы, связанные с кадровой безопасностью в малом и среднем бизнесе РК.
 
  Перепечатка
 


Я, Екатерина Лебедь
 
Эксперт в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства РК в МСБ. Бизнес-спикер для специалистов, ведущих кадровый учет.
 
Сотовый / WhatsApp: +7 777 428 97 11 Email: 781120kz@mail.ru